O que é um sistema de ordem de serviço ou work order software?

Um sistema de ordem de serviço é um software robusto que ajuda as organizações de campo a fornecer experiências coesas e surpreendentes. O sistema de ordem de serviço ou work order management software ajuda a sua equipe de atendimento, organiza solicitações de manutenção, administra os equipamentos e as informações dos clientes. Usar o melhor sistema de ordem de serviço ou best work order software possibilita:

  • Agendar novos trabalhos e atribuí-los aos técnicos de campo adequados.
  • Monitorar e acompanhar o progresso das ordens de serviço.
  • Colaborar e compartilhar informações de forma instantânea.
  • Atualizar o status e as prioridades das solicitações importantes.

Tudo isso pode ser feito através de um único sistema com controles e funcionalidades intuitivas.

O sistema de ordens de serviço fornece também um único registro das informações sobre cada cliente, interações e problemas anteriores. As anotações dos técnicos podem ser registradas para mostrar um perfil completo do cliente com o contexto histórico, assim, os gerentes e os técnicos de campo podem fornecer de forma fácil e efetiva o contexto do serviço.

O work order software ajuda a equipe de serviço a criar e organizar solicitações e administrar as informações dos clientes.

Os benefícios de usar um sistema de ordem de serviço com base na nuvem ou work order software cloud base

No serviço de campo, o foco deve estar em resolver os problemas do cliente. Porém, existem ineficiências e redundâncias nos sistemas atuais, tais como:

- Identificar e atribuir trabalhos aos técnicos adequados de forma manual.

- Muita papelada no momento de registrar as informações e a impossibilidade de ver o histórico completo do cliente.

- Coordenação deficiente entre despachantes e técnicos de campo.

O sistema de ordem de serviço pode ajudar a resolver esse tipo de problemas. Veja abaixo as razões pelas quais usar um sistema de ordem de serviço pode ajudar a melhorar o desempenho de sua equipe:

Todas as informações em um só lugar

Todas as partes importantes sobre as informações relacionadas com as ordens de serviço, cliente e equipamento podem ser vistas em um só sistema. Você pode também criar acessos com base na designação e responsabilidade dos membros da equipe. O sistema de ordem de serviço elimina os sistemas manuais e a papelada desnecessária, aumentando a produtividade de sua equipe.

Diminui o tempo de inatividade do equipamento

Por meio de um sistema de ordem de serviço, sua equipe de atendimento e seus técnicos de serviço poderão coordenar a execução das ordens de serviço de uma forma muito mais eficiente. Os técnicos terão todas as informações sobre as ordens de serviço e os equipamentos que eles poderão precisar, facilitando o acesso e completando o trabalho de forma mais rápida. Isso ajuda as empresas a diminuir de forma drástica o tempo de inatividade dos equipamentos.

Monitore a manutenção de recursos em tempo real

Os técnicos e despachantes podem também colaborar, compartilhar informações e oferecer atualizações em tempo real. O sistema de ordem de serviço fornece aos despachantes a habilidade de supervisionar o progresso das tarefas em tempo real, e ajudar os gerentes de serviço a desenvolver processos eficientes de gestão da manutenção. Os técnicos podem também oferecer informações valiosas sobre o progresso do trabalho, assim, os despachantes podem desenvolver ações necessárias.

Diminua os custos de serviço

O sistema de ordem de serviço ou work order software ajuda as empresas a otimizar o processo de suporte e os fluxos de trabalho, a melhorar a movimentação e a logística e a diminuir as visitas ao local a partir de uma melhor taxa de resolução no primeiro contato.

Simplifique a gestão das ordens de serviço no Freshdesk

O sistema de serviço de campo do Freshdesk facilita de forma eficiente a gestão das ordens de serviço por meio de funcionalidades de um sistema de agendamento ou work order scheduling software, a integração com um helpdesk sem esforço e o aplicativo móvel para os técnicos. A seguir alguns recursos que fazem com que o Freshdesk seja excelente na gestão das ordens de serviço.

Gestão de tarefas de serviço

No Freshdesk, os gerentes podem criar grupos de serviço e adicionar técnicos de campo, funcionários internos e contratantes independentes com base nas habilidades determinadas ou nas funções em que eles são especialistas. Você pode determinar o horário comercial de cada grupo com base nos seus requerimentos, criar tarefas de serviço para cada ordem de serviço ou solicitação de manutenção recebida e adicionar informações, tais como informação do problema, prazo da finalização, prioridade e tipos de problema.

Você pode estabelecer horários específicos de cada grupo com base nos requerimentos e criar tarefas de serviço ou solicitações de manutenção recebidas

Agende ordens de serviço com facilidade

O painel de agendamento fornece aos gerentes de serviço uma visão única sobre as tarefas de serviço, seu status e os técnicos atribuídos a essas tarefas. É um calendário integrado que ajuda as equipes a ver, analisar e administrar a atividade laboral de todos os funcionários e priorizar as tarefas que precisam de mais atenção. O Freshdesk ajuda a atribuir tarefas aos agentes no painel com um simples arrastar e soltar. O painel de agendamento oferece a você um melhor entendimento de todas suas tarefas pendentes e a disponibilidade de seus técnicos, ajudando você a criar um melhor agendamento para todos os trabalhos.

O painel de agendamento oferece uma melhor compreensão de todas as tarefas pendentes.

Painéis personalizados por meio de relatórios

Os gerentes de serviço e os diretores de experiência podem obter informações relevantes sobre o desempenho geral das operações de campo por meio das funcionalidades eficientes de dados analíticos e relatórios do Freshdesk. Entenda as métricas do serviço de campo, como a taxa de resolução no primeiro contato e o volume das ordens de serviço, acompanhe as citações perdidas e monitore o status das solicitações de manutenção com mais prioridade. Crie painéis personalizados que possam ajudar você a entender os vazios na experiência de serviço e os pontos fortes.

Acompanhe as citações perdidas e controle o status das solicitações de manutenção de alta prioridade

Movimente sua força de trabalho por meio do aplicativo de ordem de serviço

Movimente sua força de trabalho por meio do aplicativo de ordem de serviço

Navegue até o endereço

Os técnicos de campo podem usar o aplicativo de ordem de serviço do Freshdesk para pesquisar o endereço e se encaminhar até ele, abrindo um aplicativo de mapas.

Os técnicos de campo podem usar o aplicativo móvel para revisar os endereços dos clientes e se dirigir até essa localização.
Notificações para as novas ordens de serviço

Todos os técnicos de campo recebem notificações imediatas sobre as novas ordens de serviço atribuídas a eles, com todas as informações necessárias de que precisam para desenvolver a tarefa.

Cada técnico de campo recebe uma notificação imediata de qualquer ordem de serviço nova com todas as informações necessárias para desenvolver o trabalho.
Disponibilidade off-line

Mesmo sem disponibilidade de rede ou conexão à internet, os técnicos de serviço poderão ver todas as informações ou acessar os detalhes importantes da manutenção no aplicativo do Freshdesk.

Os técnicos poderão ver todas as suas informações ou acessar os detalhes importantes da manutenção no aplicativo móvel.
Assinaturas digitais

O aplicativo móvel do Freshdesk permite aos técnicos de campo obter as assinaturas dos clientes ou partes interessadas depois de completar as ordens de serviço.

O aplicativo móvel permite obter a assinatura digital de um cliente ou uma parte interessada ao finalizar a ordem de serviço.
Tire fotos e faça anotações

Os engenheiros de campo podem capturar dados importantes da manutenção em forma de fotos dos equipamentos e fazer anotações das tarefas que foram desempenhadas ou das ações que precisam ser desenvolvidas.

Os técnicos de campo podem armazenar dados importantes da manutenção ao tirar fotos do equipamento ou fazer anotações importantes sobre as tarefas realizadas.

A vantagem do Freshdesk

Simples e intuitivo

O Freshdesk combina recursos eficientes com um desenho intuitivo e fácil de usar, assim, você e sua equipe podem usar a ferramenta rapidamente.

Flexibilidade com base na nuvem

O Freshdesk é uma solução com base na nuvem que permite que os membros da sua equipe acessem as suas contas de qualquer lugar, ainda que estejam no escritório, no campo ou em uma localização remota.

Automação de fluxos de trabalho

Os gerentes e os despachantes podem manter o foco na experiência de serviço e usar a automação do Freshdesk para criar fluxos de trabalho na atribuição de tarefas, mudanças de status e outras tarefas repetitivas.