Software de suporte ao usuário para escolas e universidades

Suporte em instituições de ensino

Quando as pessoas pensam em suporte ao cliente, normalmente o associam a empresas ajudando os usuários finais que usam seus produtos ou serviços. O suporte, porém, também inclui ajudar as pessoas que trabalham na empresa. O suporte também pode ser oferecido a futuros estudantes, colaboradores, fornecedores ou parceiros. Um dos melhores exemplos de empreendimento que precisa oferecer suporte a diferentes conjuntos de pessoas interna e externamente são as instituições de ensino.

Em escolas e universidades, equipes exclusivas ajudam possíveis futuros estudantes que tenham perguntas sobre um curso ou o andamento de sua matrícula. Quando um candidato se torna aluno, diferentes equipes auxiliam em tarefas administrativas, como organizar aulas, receber pagamentos e oferecer assistência estudantil. Todos os dias, as aulas demandam o uso de vários equipamentos e serviços de TI, como projetores, impressoras e Wi-Fi. Quando há um problema relacionado à TI, a respectiva equipe oferece suporte a estudantes e colaboradores.

Essas diferentes equipes que apoiam os estudantes e os colaboradores em instituições de ensino enfrentam desafios únicos. Equipes administrativas ficam extremamente ocupadas no início de cada ano letivo. As equipes de TI normalmente gastam tempo para responder perguntas simples. De maneira geral, tarefas repetitivas e cansativas para as equipes de suporte nas instituições educacionais podem tornar o trabalho desafiador e, na pior das hipóteses, enfadonho.

Com um programa de suporte ao cliente como o Freshdesk, as equipes só precisam investir seu tempo em trabalho que realmente demande sua habilidade. Tarefas repetitivas podem ser automatizadas, levando ao aumento da produtividade e tornando o gerenciamento da carga de trabalho mais eficiente. Veja como diferentes equipes de escolas e universidades podem se beneficiar com o Freshdesk.

Equipes de TI

As equipes de TI são a espinha dorsal de qualquer organização que use infraestrutura técnica, como Wi-Fi, computadores e impressoras. Elas trabalham constantemente nos bastidores para garantir o funcionamento tranquilo e a manutenção da infraestrutura de TI.

Quando os estudantes ou os colaboradores têm um problema com um equipamento ou um serviço de TI, é a equipe de TI que ajuda. Nas escolas e universidades, em particular, elas se envolvem na organização e no gerenciamento de eventos e competições técnicas. Veja como o Freshdesk ajuda as equipes de TI.

Simplifique as consultas dos clientes

Em muitas escolas e universidades, as equipes de TI recebem perguntas e reclamações dos colaboradores por e-mail, pelo telefone e pessoalmente. Muito tempo e esforço é gasto ao se tentar monitorar cada solicitação pendente. Com o Freshdesk, as equipes de TI não precisam gastar muito tempo para organizar seu trabalho. O monitoramento das consultas pendentes dos colaboradores fica mais fácil para todos os membros da equipe com as visualizações personalizadas de caixa de entrada no Freshdesk. As consultas pendentes são categorizadas automaticamente e organizadas conforme a prioridade.

Facilite o autoatendimento com um portal de TI

Normalmente, as equipes de TI gastam muito tempo respondendo repetidamente perguntas simples. Com o Freshdesk, elas podem criar facilmente um portal de autoatendimento de TI para estudantes e colaboradores. Os colaboradores podem receber respostas imediatas às perguntas usando o portal e, assim, o número de consultas em que a equipe de TI precisa trabalhar diminui.

Obtenha o contexto completo

A cada consulta, o Freshdesk oferece contexto sobre a pessoa que escreve e o histórico de problemas reportados por ela. As equipes de TI podem partir imediatamente para a solução do problema sem precisar pedir mais informações aos colaboradores.

Equipes administrativas

O funcionamento tranquilo de qualquer empresa depende das equipes administrativas. Diariamente, várias equipes administrativas em uma empresa supervisionam as operações de seus departamentos, coordenam o trabalho de diferentes equipes e propõem planos conforme as necessidades do companhia. O papel das equipes administrativas é fundamental em escolas e universidades. Diferentes equipes administrativas ajudam a matricular alunos, recebê-los na instituição e gerenciar finanças e instalações. Durante os meses de trabalho mais intenso, algumas equipes administrativas tendem a ficar sobrecarregadas. As equipes responsáveis pelas matrículas, por exemplo, precisam trabalhar com um enorme volume de trabalho logo antes do início do semestre letivo.

Instituições de ensino que usam e-mail ou soluções ultrapassadas sempre têm problemas para gerenciar o trabalho, especialmente durante esses meses mais intensos. Atrasos e lapsos de comunicação das equipes administrativas são frequentes mesmo nas melhores escolas e universidades. Com o Freshdesk, as equipes administrativas podem fazer o seguinte:

Poupar tempo de trabalhos repetitivos

As ferramentas poderosas de automação do Freshdesk podem analisar, categorizar e atualizar cada tarefa. Os esforços de uma pessoa só serão necessários nas tarefas que realmente demandem suas habilidades.

Trabalhe de forma mais eficiente

As equipes administrativas de instituições de ensino normalmente precisam realizar tarefas repetitivas. Com o Freshdesk, é possível enviar e-mails em massa e atualizar registros com um único clique, o que permite que equipes façam em segundos o trabalho que demandaria minutos.

Colabore sem dificuldade

Equipes administrativas dependem de diferentes departamentos da escola ou da universidade para concluir tarefas. Equipes responsáveis pelas matrículas, por exemplo, coordenam informações entre futuros alunos e a equipe de professores. Normalmente, elas conversam com os professores e os futuros alunos em diferentes e-mails ou janelas de bate-papo antes de atualizar as informações em outro sistema. Com o Freshdesk, as equipes podem colaborar sem dificuldade com diferentes departamentos sem deixar de prestar atenção na tarefa.

Grupos de estudantes

Todas as escolas e universidades têm grupos de alunos que buscam objetivos comuns, compartilham interesses ou têm membros com históricos semelhantes. Com o crescimento do uso das redes sociais entre os alunos, os grupos de estudantes estão mais ativos do que nunca.

Com uma plataforma simples como o Freshdesk, organizar eventos e campanhas e manter os membros engajados podem ser tarefas muito mais eficientes. Organizadores estudantis não precisam escolher entre manter notas boas ou participar de grupos. Veja por que os alunos vão adorar usar o Freshdesk:

Engajamento ativo com membros nos fóruns

Com os fóruns do Freshdesk, os participantes de grupos estudantis podem manter conversas construtivas sobre diferentes tópicos, iniciar ideias com base em sua popularidade e fazer comunicados para os membros do grupo. Os grupos de estudantes cujo objetivo seja a conscientização sobre algum assunto podem aumentar o engajamento usando um fórum público em que qualquer membro da escola ou da universidade pode participar.