Der ultimative Leitfaden für jährliche Wartungsverträge

Bei jeder Transaktion, bei der ein Verkäufer einem Käufer Ausstattung oder Produkte verkauft, für deren ordnungsgemäße Funktion ein regelmäßiger Service oder eine Wartung erforderlich ist, empfiehlt es sich, dass beide Parteien eine Vereinbarung über die Bedingungen der Wartung der Ausstattung oder des Produktes abschließen. Eine solche Vereinbarung, die gewöhnlich auch „jährlicher Wartungsvertrag“ (Annual Maintenance Contract – AMC) genannt wird, ist unerlässlich, um diesen Prozess zu formalisieren.

Kunden schätzen AMCs, weil sie ihre Investitionen in Produkte und Dienste gegen ungeplante Ausfälle schützen und sicherstellen, dass immer schnell ein Serviceprofi zur Verfügung steht. Als Serviceanbieter helfen Ihnen AMCs bei der Jahresterminplanung. Zudem können Sie damit abschätzen, wie viele Techniker Sie benötigen und zugleich eine positive, langfristige Beziehung zu einem loyalen Kundenstamm aufbauen.

 

Was ist ein jährlicher Wartungsvertrag (AMC)?

Ein jährlicher Wartungsvertrag ist ein Vertrag zwischen einem Unternehmen und einem Anbieter. Der Vertrag legt Regelungen zur fortlaufenden Wartung von Maschinen oder Sachanlagen fest, die das Unternehmen vom Anbieter kauft. Der jährliche Wartungsvertrag stellt sicher, dass der Serviceanbieter die an den Kunden verkaufte Ausstattung oder Produkte repariert oder ersetzt, wenn diese nicht funktionieren oder dies auf andere Art zwischen den Parteien vereinbart ist, um die aus Ausfallzeiten oder Fehler herrührenden Auswirkungen zu minimieren und die Geschäftsfortführung sicherzustellen.

Die jährlichen Wartungsdienste können für Gebäude, Landschaftsbau, Computer, Maschinen, technisch aufgewertete Möbel und jede andere Technologie oder Geschäftssysteme vereinbart werden, die nach dem Verkauf Service und Wartung benötigen. In bestimmten Branchen sind AMCs häufiger anzutreffen als in anderen. So haben die Produktion, Catering, Gesundheitswesen und der Einzelhandel mehr jährliche Wartungsanforderungen als, zum Beispiel, ein Büro.

Ein Bürogebäude kann, zum Beispiel einen AMC mit einem Unternehmen für Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik (HVAC) abschließen, das die Raumluftanlage des Gebäudes erstellt hat. Der Vertrag gibt dann an, welche Ausstattung abgedeckt ist, wie oft die Wartung durchgeführt wird und was die Wartung kostet.

Ein typischer jährlicher Wartungsvertrag enthält:

  • Name und Anschrift der Parteien, gewöhnlich ein Unternehmen und eine Firma, die die Wartung anbietet
  • Preis des Wartungsvertrages
  • Bedingungen für die jährliche Wartung
  • Strafen für Vertragsbrüche oder Beendigung des Vertrages
  • Angaben, wie oft die Techniker die Serviceprodukte warten müssen
  • Festlegung, ob der Vertrag ein umfassender Wartungsvertrag (CMC) oder etwas anderes ist
  • Auflistung der von der Wartung abgedeckten Ausrüstung
  • Zeitangabe, wie lange eine Wartung reicht und wie lange sie gewöhnlich dauert
  • Unterschriften der Parteien und das Datum des Vertragsschlusses

Was ist der Unterschied zwischen einem AMC und einem CMC?

Ein jährlicher Wartungsvertrag ist ideal, um grundlegende Dienste für Produkte sicherzustellen, während ein umfassender Wartungsvertrag (Comprehensive Service Contract – CMC) mögliche zusätzliche Ersatzteile, die Arbeitsleistung oder Transportkosten für Techniker während der Wartung der Produkte abdeckt. Ein nicht umfassender Vertrag deckt nur die Wartung selbst ab – alle anderen Ausgaben, die während des Prozesses anfallen, sind vom Unternehmen (Produktkäufer) zu tragen.

Durch die größere Abdeckung kosten umfassende Wartungsverträge häufig mehr als AMCs. CMCs gelten gewöhnlich für ein Jahr nach Unterzeichnung, aber manchmal einigen sich beide Parteien auch auf eine Geltungsdauer zwischen drei und fünf Jahren. Um einen maximalen Schutz sicherzustellen, entscheiden sich viele Unternehmen für CMCs anstelle von AMCs, die dem Wartungsanbieter weniger abverlangen.

 

Wie sind die Preise für jährliche Wartungsdienste?

Jährliche und umfassende Wartungsverträge können von den Unternehmen und Dienstanbietern auf verschiedene Weise aufgebaut werden. Sie werden gewöhnlich so ausgehandelt, dass sie das Bestmögliche für das Unternehmen und den Wartungsanbieter herausholen. Die Preise können nach einem einzelnen Parameter oder einem Hybridmodell festgelegt werden. So kann zum Beispiel ein Stundensatz vereinbart werden oder es kann ein Stundensatz mit zusätzlichen Kosten für Transport und Ersatzteile zugrunde gelegt werden. Einige der am häufigsten verwendeten Preismodelle für AMCs sind:

Zeitbasiert

Diese Verträge legen einen Stundensatz oder einen Satz für bestimmte Zeiteinheiten (Wochen, Monate, Tage usw.) fest. Beim Stundensatz wird ein fester Preis wird pro Stunde festgelegt, wobei die geleisteten Stunden jährlich abgerechnet werden. Dieses Preismodell wird gewöhnlich in Situationen verwendet, in der Arbeitsstunden die wichtigste Ressource für die Wartung sind.

Pro Gerät

Ein solcher Vertrag bestimmt die Kosten für jedes Gerät oder Ausstattungsteil, das vom Vertrag abgedeckt ist. Diese Art der Preisgestaltung ist nützlich, wenn die Kritikalität der Beschaffung oder Ersatzteile hoch ist.

Basierend auf der Lebenszeit der Ausrüstung

Der Vertrag kann auch gestaffelte Kosten für die erwartete Lebenszeit des abgedeckten Gerätes oder der Ausrüstung enthalten. So kann, zum Beispiel, die Wartung eines Gerätes, das sich dem Ende seiner Lebenszeit nähert, teurer sein.

Austausch oder Reparatur

Ebenso möglich ist, dass der Vertrag zwischen den angebotenen Diensten unterscheidet. So kann, zum Beispiel, ein AMC verschiedene Kriterien für den Ersatz und die Reparatur kaputter Maschinen oder Komponenten festlegen, wobei der Austausch gewöhnlich teurer ist.

Zusatzdienste

Verträge können Zusatzbedingungen enthalten, welche Dienste für den Kunden erbracht werden. Es können zusätzliche Kosten abgedeckt sein, etwa der Transport von Ersatzteilen. So kann der Kunden mehr zahlen, damit der Transport und die Ersatzteile vom Vertrag abgedeckt sind und nicht gesondert vergütet werden müssen.

 

Vorteile eines jährlichen Wartungsvertrages

Unabhängig von den Bedingungen kann ein AMC einen großen Vorteil für die Serviceanbieter und ihre Kunden bedeuten. Hier einige Beispiele für diese Vorteile:

Für Dienstanbieter

Einfachere Jahresplanung

Das Vereinbaren von AMC vereinfacht die Jahresplanung und die Budgetierung. Sowohl die Kunden als auch die Serviceanbieter können Kostenschätzungen aus AMCs nutzen, um Serviceanforderungen, geschätzte Ausfallzeiten, Betriebsstunden und vieles mehr zu berechnen. Die Kunden haben den Vorteil, dass sie unerwartete Wartungs- und Reparaturkosten ausschließen können, während der Dienstanbieter weiß, welche Arbeiten er erwarten kann.

Terminierung mit den relevanten Informationen

Die Dienstanbieter erhalten einen besseren Überblick über die Terminierungsgrundlagen und den Bedarf an Kräften. AMCs vermitteln ihnen eine bessere Planung des Jahres, also wie viele Techniker notwendig sind und wie viel Supportunterstützung die Verträge erfordern. Zugleich können sie damit die Terminpläne ihrer Techniker im Vorhinein planen.

Besseres Wissen zu den Kunden

Die Dienstanbieter gewinnen ein tieferes Verständnis der fortlaufenden Supportanforderungen ihrer Kunden. Unternehmen können so bessere und längere Beziehungen aufbauen und ausgefeiltere Verträge erstellen, wenn die Servicetechniker wissen, wie oft Ausrüstungsausfälle auftreten, wie viele Besuche sie im Schnitt durchführen müssen und welche Bedürfnisse der Kunde hat.

Für Kunden

Bessere Arbeitsqualität

Durch den Abschluss eines jährlichen Wartungsvertrages können die Kunden sicherstellen, dass sie während des vereinbarten Zeitraumes standardisierte Qualitätsleistungen erhalten und dass der Dienstanbieter die vereinbarten Bedingungen einhält.

Effiziente und geplante Zeitabläufe

Die Kunden profitieren auch davon, dass ihnen immer ein Notfalldienst zur Verfügung steht, der ihre Anforderungen abdeckt. So müssen sie sich keine Gedanken machen, wie oder wann etwas repariert wird.

Regelmäßige Wartungsintervalle

Sowohl die Dienstanbieter als auch die Kunden profitieren von im Voraus planbaren Wartungsintervallen. Gut gewartete Geräte fallen seltener aus, was weniger Arbeit für die Techniker und weniger Stillstandszeit für die Kunden bedeutet.

Beginnen Sie noch heute mit AMCs

Wenn sie jährliche oder umfassende Wartungsverträge abschließen, bietet das viele Vorteile. Hier zwei der wesentlichen:

Kundenvorteil: Wartungsverträge stellen sicher, dass Ihr Unternehmen durchgängig betriebsbereit ist.

Anbietervorteil: Stellen Sie sicher, dass die Bedingungen und Preise zu dem von Ihnen gebotenen Wert passen und verkaufen Sie den Vertrag nicht unter Wert.

Für manche Kunden ist ein CMC die beste Wahl. Dabei sollten diese Kunden bedenken, dass CMCs ein wenig mehr Engagement und Kosten für den Serviceanbieter bedeuten. AMCs und CMCs sorgen für Langlebigkeit Ihres Unternehmens und dauerhafte Arbeit für Ihr Team.