Was ist ein Außendienst Besuchsberichte?

Ein Außendienst Besuchsbericht ist ein Dokument, das von den mit einer Serviceaufgabe, einer Überprüfung oder einem Ortsbesuch betrauten Außendiensttechnikern nach der Erledigung ausgefüllt wird. Der Bericht enthält eine Zusammenfassung und die Ergebnisse der Serviceaufgabe für die Dispatcher und die Techniker.

Kundendaten, Ausrüstungsspezifikationen und eine Zusammenfassung der Durchsicht sind einige Dinge, die in diesen Berichten beschrieben werden. Der Zweck dieser Besuchsberichte des Außendienstes ist es, jeden Arbeitsauftrag vollständig überprüfbar zu machen, um so die Leistung des Außendienstteams messen zu können.
 

 

Zentrale Elemente eines Besuchsberichtes des Außendienstes

1. Kunden- und Technikerinformationen
 Die ersten Abschnitte in den Berichten dienen gewöhnlich dazu, Einzelheiten zum Kunden und dem mit dem Arbeitsauftrag betrauten Techniker aufzuzeichnen. Zu den Kundeninformationen gehören normalerweise Name, Anschrift, Kontaktinformationen, Unternehmensinformationen (soweit zutreffend) und andere wichtige Einzelheiten. Die Technikerinformationen haben ähnliche Felder und zusätzlich eine Kategorie, die anzeigt, ob der Techniker von einer Drittpartei kommt oder Teil des hauseigenen Außendienstteams ist.

2. „Inspektionsbericht“ und „Notwendige Arbeiten“

Diese Abschnitte sind die wichtigsten des Berichtes, denn sie beschreiben detailliert Folgendes:

  • das gemeldete Problem 
  • den Inspektionsbericht, einschließlich Bildern
  • die notwendigen Reparaturen/Ersatzteile
  • vom Techniker durchzuführende Maßnahmen
  • Follow-up-Audits (soweit notwendig) 

Die oben genannten Felder bilden die Kernpunkte des Besuchtsberichtes des Außendienstes und vermitteln dem Team die wichtigsten Einblicke in den Auftrag und die Leistung.

3. Unterschriften aller Parteien

Dieser Abschnitt belegt die Abnahme und beweist, dass die Serviceanforderung erfolgreich abgeschlossen wurde. Normalerweise müssen der Kunde, der Techniker und der Servicemanager das Dokument unterzeichnen, um zu belegen, dass der Auftrag zur Zufriedenheit des Kunden und der Organisation ausgeführt wurde.


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Vorteile eines Besuchsberichtes des Außendienstes in FSM

Analyse der Prozess- und Workflow-Effizienzen:
 Der Besuchsbericht des Außendienstes erleichtert Ihnen die Überprüfung, wie nahtlos Ihre Außendienstoperationen ablaufen und wo Sie vielleicht noch Verbesserungen der zugrunde liegenden Prozesse vornehmen können.

Einblicke in die Leistung der Techniker
Durch Nutzung von SLAs, Zeiterfassungen und den Besuchsberichten des Außendienstes können Sie herausfinden, wie gut Ihre Techniker und Außendienstingenieure arbeiten, welche zusätzlichen Ressourcen sie möglicherweise benötigen und was sie noch verbessern müssen.

Entwickeln einer umfassenden Dokumentation
Besuchsberichte des Außendienstes sind Aufzeichnungen aller Serviceanfragen, die Ihr Team bisher erledigt hat. Die Berichte dienen als Belege für Audits, Bewertungen, Prüfungen der regulatorischen Compliance und so weiter.

Schulen der Teammitglieder und Aufbau von Transparenz
Besuchsberichte des Außendienstes geben Ihrem Team einen Überblick über seinen Fortschritt, setzen Leistungsmaßstäbe und ermöglichen es ihm, zu lernen, wie andere Techniker die Dienste ausführen.

Senkung der Kosten und Verbesserung der Profitabilität
Berichte verschaffen Ihnen Einblicke, wie Sie Ihre Prozesse verbessern und die Produktivität der Techniker erhöhen können. So können Sie schnellere Lösungen erreichen und die Anzahl der Termine vor Ort verringern, was die Kosten senkt und die Profitabilität steigert.

Erstellen eigener Serviceberichte mit Freshdesk

Vor der Zeit der Computer und der Software mussten Besuchsberichte des Außendienstes auf Papier angefertigt werden, was umständlich und schwierig zu verwalten war. Heute können leistungs- und servicebezogene Informationen mit einer Außendienststeuerung-Software erfasst werden. Nachfolgend finden Sie einige Aspekte, wie Freshdesk Ihrem Außendienstteam dabei helfen kann, eigene Berichte zu erstellen.

Verfolgen Sie die Leistung der Außendiensttechniker nach

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, mehrere Leistungsparameter jedes Technikers nachzuverfolgen. Einige der Metriken, die Sie nachverfolgen können, sind:

  • Gesamtanzahl der zugewiesenen Serviceaufgaben in den letzten 30 Tagen
  • Gesamtanzahl der gelösten Serviceaufgaben 
  • Gesamtanzahl der ungelösten Serviceaufgaben

 

 

 

Technician Performance

Nachverfolgen der Leistung der Servicegruppe

Mit Freshdesk können Sie immer ein Auge auf die Leistung Ihrer Arbeitsaufgabengruppen haben, die gewöhnlich nach Fähigkeiten oder Spezialisierungen für (zum Beispiel) Installateure, Elektriker und so weiter gebildet werden. Sie können ähnliche Metriken für einzelne Techniker generieren, die aber auf Servicegruppenebene berechnet werden, um die Leistung ablesen zu können.

 

 

 

 

 

Service group performance

Volumentrends des Außendienstes

Das Nachverfolgen der Servicevolumentrends gibt Ihnen einen Einblick in die Arbeitsbelastung der Techniker und ermöglicht es Ihnen, die wichtigsten Serviceaufgaben zu priorisieren. So kann, zum Beispiel, der Vergleich von Leistungsmetriken, wie „Anzahl der offenen Aufträge im Verhältnis zu den abgeschlossenen Aufträgen“ einen Überblick geben, wie effizient Ihr Tourenplanungsteam arbeitet. Sie können auch alle noch nicht einem Techniker zugewiesenen Aufgaben nachverfolgen und die dringenden Aufgaben priorisieren. Natürlich können Sie Ihre Aufgaben auch nach dem aktuellen Status sortieren.

 

Volume trends

4 Gründe dafür, warum Freshdesk die ideale Außendienstsoftware ist

Managen Sie alle Serviceaufgaben von einer zentralen Stelle aus

Mit Freshdesk als Ihrer Außendienstsoftware können Sie Serviceaufträge erfassen, managen und aktualisieren – und das alles von einer zentralen Stelle aus. Sie können sich die zentralen Einzelheiten jedes Auftrages ansehen, etwa Problembeschreibung, Status, Priorität und den zugewiesenen Techniker. Anstelle mit umständlichen Posteingängen und dem Umschalten zwischen Tabs kann Ihr Team mit Freshdesk organisiert und effizient arbeiten.

Terminieren Sie alle Aufträge und weisen Sie sie nahtlos zu 

Mit Freshdesk brauchen Sie nicht mehr mehrere Tabellen und papierbasierte Systeme, um die Techniker und ihre Aufgaben nachzuverfolgen. Das Terminierungs-Dashboard von Freshdesk ist eine leistungsstarke Lösung, mit der Sie Serviceaufgaben ganz leicht zuweisen können. Das Dashboard bietet Servicemanagern und Agenten eine integrierte Ansicht des Terminplans jedes Technikers. Um einem Techniker eine neue Serviceaufgabe zuzuweisen, ziehen Sie die Aufgabe einfach aus dem Menü und legen sie in einem verfügbaren Zeitfenster des Kalenders des gewünschten Technikers ab.

Ermöglichen Sie den Technikern mit der FSM-App ein mobiles Arbeiten

Außendiensttechniker können mit der Außendienst-App für Mobilgeräte jetzt ihre anstehenden Aufgaben in Echtzeit ansehen, nachverfolgen und aktualisieren. Die App enthält Einzelheiten zu jeder Anfrage, einschließlich des Namens des Kunden, den Kontakteinzelheiten und der Adresse. Die Techniker können auch den schnellsten Weg zum Auftragsort finden, indem sie die Routenansicht in Google Maps von der App aus öffnen. Die App erlaubt es den Technikern auch, durch Fotos und Notizen Daten des Außendiensttermins zu erfassen, um so die Serviceagenten zu ihrem Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Erfassen Sie digitale Unterschriften und verfolgen Sie die für Aufträge aufgewendete Zeit nach

Sobald der Auftrag erfüllt ist, können Sie die digitale Signatur des Kunden in der App als offizielle Annahme erfassen. Techniker können mit der App auch nachverfolgen, wie viel Zeit sie für jede Serviceaufgabe aufgewendet haben. Diese Aufzeichnungen können die Servicemanager verwenden, um digitale Arbeitszeitkonten für die Abrechnung zu erstellen.