Wie kann man eine Wissensdatenbank aufbauen?
Schritt für Schritt Anleitung
Wenn Sie eine effektive und nachhaltige Wissensdatenbank aufbauen wollen, die Ihren Kunden und Mitarbeitern einen echten Mehrwert bietet, müssen Sie eine Reihe von Schritten befolgen.
Diese werden wir hier vertiefen, indem wir Ihnen fünf ausführliche Maßnahmen vorstellen, die Ihnen bei der Erstellung und Verwaltung der perfekten Wissensdatenbank helfen:
- Setzen Sie klare Ziele
- Finden Sie die richtige Software
- Definieren und priorisieren Sie Inhalte
- Legen Sie den strukturellen Aufbau fest
- Konfigurieren Sie die Zugriffe
Haben Sie beim Schritt-für-Schritt Wissensdatenbank Aufbau immer folgende wichtige Punkte immer im Hinterkopf:
Die Wissensdatenbank sollte …
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leicht zugänglich sein
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organisiert und einfach zu navigieren sein
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häufige Probleme lösen
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dem Kunden und Mitarbeitern Zeit ersparen
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auf dem neuesten Stand sein
Schritt 1: Setzen Sie klare Ziele
Bevor Sie mit dem Aufbau Ihrer Wissensdatenbank anfangen, sollten die zu verfolgenden Ziele festgelegt werden.
Eine interne Wissensdatenbank kann im Allgemeinen:
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Unterstützen Kundenfragen schneller zu beantworten
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Die unternehmensinterne Suche nach Informationen beschleunigen
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Einarbeitungszeit von neuen Mitarbeitern verkürzen
Schritt 2: Finden Sie die richtige Software
Herauszufinden, welche Wissensdatenbank-Software die richtige für die Anforderungen Ihres Unternehmens ist, kann eine Herausforderung sein, ist jedoch essenziell. Eine falsche Wahl kann zu einer entmutigenden Erfahrung für die Nutzer der Wissensdatenbank führen.
Zunächst sollten Sie eine Software finden, die über die richtigen Funktionen verfügt, die Ihre Anforderungen und Ziele einer Wissensdatenbank unterstützt.
Die Software stellt die richtige Lösung dar, um das ursprüngliche Problem vor Einrichtung einer Wissensdatenbank zu beseitigen, sei es zur Verbesserung des Kundensupports oder zur Unterstützung bei der Einarbeitung von Mitarbeitern.
Einige Merkmale, die Sie bei der Auswahl der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten:
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Benutzerfreundliche Inhaltserstellung: Inhalte sind der essenzielle Kern einer Wissensdatenbank. Das einfache Erstellen und Pflegen sollte an erster Stelle stehen, wenn Sie sich für eine Software festlegen. Entscheidend hierfür ist ein benutzerfreundlicher Editor, der Ihren Anforderungen gerecht wird. Videos sind das Herzstück Ihrer Unternehmenskommunikation? Dann sollte der Editor über eine einfache Handhabung mit verschiedenen Medienformaten verfügen.
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Suchfunktionalität: Sie haben eine Vielzahl an Content mit komplexen und detaillierten Erläuterungen? Dann muss die richtige Wissensdatenbank Software über eine vereinfachte Suchfunktion verfügen. So garantieren Sie eine schnelle und einfache Navigation durch Contentberge.
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Analysen. Nicht nur Inhalte erstellen, sondern auch pflegen und aktualisieren sind essenziell wichtig, um positive Ergebnisse zu erzielen. Bei der Optimierung der Inhalte helfen Ihnen Analyse-Tools der Software um Rückschlüsse auf Lücken in der Wissensdatenbank zu erhalten und diese zu schließen.
Schritt 3: Definieren und priorisieren Sie Inhalte
Eine Wissensdatenbank enthält Themen, die immer wieder relevant sind und für mehrere Personen oder Personengruppen hilfreiche Informationen bieten, um Entscheidungen oder Aussagen zu treffen. Sie liefern Antworten auf:
Das Sammeln und Priorisieren der Themen ist keine leichte Aufgabe - Inhalte gibt es überall. Sammeln Sie FAQs (und Antworten) von allen Abteilungen. Alle Teams im Unternehmen sollten einen Beitrag zur Wissensdatenbank leisten, um eine ganzheitliche Wissensdatenbank zu schaffen. Achten Sie dabei auf einen strukturell logischen Aufbau und priorisieren Sie häufig gestellte Fragen von Mitarbeitern und Kunden.