Helpdesk-Software für Schulen und Universitäten

Support in Bildungseinrichtungen

Wenn Menschen an Kundensupport denken, verbinden sie das üblicherweise mit Unternehmen, die Endbenutzern mit ihrem Produkt oder ihrem Service helfen. Support bedeutet allerdings auch, Leuten, die innerhalb eines Unternehmens arbeiten, zu unterstützen. Es kann sich dabei um Unterstützung für potenzielle Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten oder Kollaborationspartner handeln. Eines der besten Beispiele für ein Unternehmen, das verschiedene Gruppen von Menschen sowohl intern als auch extern unterstützen muss, ist eine Bildungseinrichtung.

An Schulen und Universitäten helfen bestimmte Teams potenziellen Studenten, die Fragen zu einem Kurs oder ihrem Bewerbungsstatus haben. Sobald ein Bewerber als Student eingeschrieben ist, helfen wiederum andere Teams bei administrativen Aufgaben wie der Organisation von Kursen, der Zahlung von Gebühren und der Suche nach einer Unterkunft. Im Unterrichtsalltag kommt eine Vielzahl an IT-Diensten und -Geräten wie Projektoren, Drucker und WLAN zum Einsatz. Dies wird alles mithilfe des IT-Teams bewerkstelligt, das sowohl Studenten als auch Angestellten der Universität den passenden Support bietet.

Für jedes dieser Teams entstehen unterschiedliche Herausforderungen. Verwaltungsteams sehen sich zu Beginn jedes akademischen Jahres mit einem sehr hohen Arbeitsvolumen konfrontiert. IT-Teams verbringen viel Zeit damit, einfache Fragen zu beantworten. Alles in allem können diese sich wiederholenden und mühsamen Aufgaben für die Support-Teams an Bildungseinrichtungen die Arbeit herausfordernd und im schlimmsten Fall schlichtweg langweilig machen.

Mit einer Kundensupport-Software wie Freshdesk müssen Teams nur Zeit mit den Aufgaben verbringen, die wirklich ihre Fähigkeiten erfordern. Sich wiederholende Aufgaben können automatisiert werden, was zu einer höheren Produktivität und einem effizienten Workload-Management führt. So können verschiedene Teams an Schulen und Universitäten von Freshdesk profitieren.

IT-Teams

IT-Teams sind das Rückgrat einer jeden Organisation, die technische Infrastrukturen wie WLAN, Computer und Drucker nutzt. Sie arbeiten unermüdlich hinter den Kulissen, um das reibungslose Funktionieren und die Wartung der IT-Infrastruktur sicherzustellen.

Wenn Studenten oder Mitarbeiter ein Problem mit der IT-Ausstattung oder einem IT-Service haben, hilft das IT-Team. Insbesondere an Schulen und Universitäten sind sie eng in die Organisation und Verwaltung von technischen Veranstaltungen und Wettbewerben eingebunden. So hilft Freshdesk IT-Teams.

Bringen Sie alle Kundenanfragen an einen Ort

IT-Teams an vielen Schulen und Universitäten erhalten Fragen und Beschwerden von Mitarbeitern per E-Mail, Telefon oder persönlich. Einen Überblick über alle ausstehenden Anfragen zu behalten, kostet dabei viel Zeit und Arbeitskraft. Mit Freshdesk müssen IT-Teams nicht mehr übermäßig viel Zeit für die Organisation ihrer Arbeit aufwenden. Anpassbare Ansichten für den Posteingang in Freshdesk erleichtern allen Teammitgliedern, die ausstehenden Mitarbeiteranfragen zu verfolgen. Sie werden automatisch nach Priorität kategorisiert und sortiert.

Stellen Sie mit einem IT-Portal ganz einfach einen Self-Service zu Verfügung

IT-Teams verbringen in der Regel viel Zeit damit, einfache sich wiederholende Fragen immer wieder zu beantworten. Mit Freshdesk können sie ganz einfach Weise ein Self-Service-IT-Portal für Mitarbeiter und Studenten erstellen. Die Mitarbeiter können über das Portal sofort Antworten auf ihre Fragen erhalten, wodurch sich die Anzahl der Anfragen, an denen das IT-Team arbeiten muss, verringert.

Erhalten Sie den vollständigen Kontext

Für jede Anfrage bietet Freshdesk Kontext zur stellenden Person sowie die Historie der von ihnen gemeldeten Probleme. IT-Teams können sofort Probleme beheben, ohne die Mitarbeiter um weitere Informationen bitten zu müssen.

Verwaltungsteams

Der reibungslose Betrieb in jedem Unternehmen steht und fällt mit den Verwaltungsteams. Täglich überwachen verschiedene Verwaltungsteams in einem Unternehmen die Abläufe innerhalb ihrer Abteilung, koordinieren zwischen verschiedenen Teams und planen entsprechend den Anforderungen des Unternehmens. Verwaltungsteams sind in Schulen und Universitäten von entscheidender Bedeutung. Verschiedene Verwaltungsteams helfen bei der Einschreibung oder Anmeldung, dem Schul- beziehungsweise Studienbeginn und der Verwaltung von Finanzen und Einrichtungen. In arbeitsreichen Monaten sind einige Verwaltungsteams häufig überlastet. Beispielsweise müssen Teams, die für die Zulassung verantwortlich sind, vor Schulbeginn an einer großen Anzahl von Einschreibungen von Schülern arbeiten.Bildungseinrichtungen, die E-Mail- oder händische Lösungen verwenden, haben immer Probleme beim Arbeitsmanagement, insbesondere in diesen arbeitsreichen Monaten. Verzögerungen und Kommunikationslücken innerhalb der Verwaltungsteams sind selbst in den besten Schulen und Universitäten Teil des Alltags. Mit Freshdesk können Verwaltungsteams: 

Zeit bei sich wiederholender Arbeit sparen

Die leistungsstarken Automatisierungen von Freshdesk können alle entstehenden Aufgaben überprüfen, priorisieren, kategorisieren und aktualisieren. Mitarbeiter müssen nur bei Aufgaben aktive werden, die auch wirklich Ihren Fähigkeiten entsprechen.

Effizienter arbeiten

Verwaltungsteams an Bildungseinrichtungen müssen häufig sich wiederholende Aufgaben ausführen. Mit Freshdesk können E-Mails gruppiert gesendet und Datensätze mit einem einzigen Klick aktualisiert werden, sodass Teams Minuten der Arbeit in Sekunden erledigen können.

Mühelos zusammenarbeiten

Verwaltungsteams sind von verschiedenen Abteilungen ihrer Schule oder Universität abhängig, um Aufgaben zu erledigen. Beispielsweise koordinieren Teams, die für die Zulassung verantwortlich sind, zwischen potenziellen Studenten und Lehrpersonal, um die Bewerbungen abzuschließen. Sie setzen sich in der Regel mit Lehrern und Bewerbern in verschiedenen E-Mail-Threads oder Chat-Fenstern in Verbindung, bevor sie Aktualisierungen in einem anderen System vornehmen. Mit Freshdesk können Teams mühelos mit verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten, von denen sie Hilfe benötigen, ohne dabei ihre Aufgabe aus den Augen zu verlieren.

Schüler- und Studentengruppen

Alle Schulen und Universitäten haben Schüler- und Studentengruppen, die auf gemeinsame Ziele hinarbeiten, gemeinsame Interessen teilen oder Mitglieder mit ähnlichen Hintergründen haben. Mit der zunehmenden Nutzung sozialer Medien unter Schülern und Studenten sind diese Gruppen immer aktiver.

Mit einer einfachen Helpdesk-Lösung wie Freshdesk kann die Organisation von Veranstaltungen, Kampagnen und die Einbindung von Mitgliedern wesentlich effizienter gestaltet werden. Studentische beziehungsweise Schüler-Organisatoren müssen keine Kompromisse zwischen ihrem akademischen Erfolg und der Teilnahme an ihren Gruppen eingehen. Hier ist der Grund, warum Schüler und Studenten Freshdesk lieben werden. 

Aktiv mit Mitgliedern in Foren interagieren

Mit Freshdesk-Foren können Teilnehmer in Schülergruppen und Studentengruppen konstruktive Gespräche über verschiedene Themen führen, gemeinsam über die wichtigen Themen der Gruppe entscheiden und Ankündigungen an die Mitglieder der Gruppe richten. Studenten- beziehungsweise Schülergruppen, die Bewusstsein für bestimmte Themengebiete schaffen wollen, können den Dialog fördern, indem sie ein öffentlich zugängliches Forum nutzen, an dem jedes Mitglied der Schule oder Universität teilnehmen kann.