¿Qué es un informe de servicios de campo?

Un informe de servicios de campo es un documento que deben rellenar los técnicos de campo involucrados en una tarea de servicio, inspección o visita al lugar una vez finalizada. El informe proporciona tanto a los encargados del envío de técnicos como a los técnicos un resumen y los resultados de cada tarea de servicio.

Los datos del cliente, las especificaciones del equipo y el resumen de la inspección son solo algunos de los datos incluidos en este informe. El propósito de los informes de servicios de campo es transmitir información completa sobre cada orden de trabajo y proporcionar información sobre el rendimiento del equipo de campo.
 

 

Elementos clave de un informe de servicios de campo

1. Datos del cliente y del técnico
 El primer par de secciones del informe suele incluir información sobre el cliente y el técnico asignado a la orden de trabajo. La información del cliente suele incluir su nombre, dirección, información de contacto, información de la empresa, si fuese necesario, y otros datos básicos. La información del técnico tendrá campos similares y, además, una categoría que especifique si es un contratista externo o forma parte del equipo de campo interno.

2. "Informe de la inspección" y "trabajo a realizar"

Estas secciones son las más importantes del informe porque describen detalles sobre lo siguiente:

  • El problema reportado 
  • El informe de inspección con elementos visuales
  • Las reparaciones/reemplazos requeridos
  • Acciones a realizar por el técnico
  • Auditorías de seguimiento, si fuese necesario 

Los campos anteriores forman el meollo del informe de servicio de campo y brindan a los equipos la información más importante sobre el trabajo y el desempeño en general.

3. Firma de todas las partes.

Por último, esta sección es el reconocimiento que confirma que la solicitud de servicio se ha completado satisfactoriamente. Por lo general, el cliente, el técnico y el gerente de servicio tienen que firmar el documento para demostrar que la tarea cumplió con las expectativas del cliente y de la organización.


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Beneficios de un informe de servicio de campo en FSM

Analice la eficiencia del proceso y el flujo de trabajo.
 El informe de servicio de campo, o FSR, le brinda una mejor comprensión de la fluidez con la que se realizan sus operaciones de campo y le permite detectar dónde debería realizar mejoras en términos de los procesos que se siguen.

Genere información sobre el rendimiento de los técnicos
 El uso de SLA y registros de horas en combinación con el informe de servicios de campo puede ayudarle a determinar cómo lo están haciendo sus técnicos e ingenieros de campo, qué recursos adicionales podrían necesitar y qué deberían mejorar.

Elabore documentación completa
 Los informes de servicios de campo son los registros de todas las solicitudes de servicio de su equipo completadas hasta la fecha y sirven como referencias durante auditorías, revisiones, verificaciones de cumplimiento normativo, etc.

Forme a los miembros del equipo y genere transparencia
 Los informes de servicio de campo permitirán a su equipo saber cómo están progresando, establecer puntos de referencia de rendimiento y aprender de los servicios prestados por otros técnicos.

Reduzca costes y mejore la rentabilidad
 Los informes le ayudan a obtener información para mejorar sus procesos y la productividad de los técnicos y pueden conducir a resoluciones más rápidas y menos visitas al sitio, lo que resulta en costes más bajos y una mayor rentabilidad.

Genere informes de servicio personalizados con Freshdesk

Antes de que existieran los ordenadores y el software, los informes de servicios de campo tenían que hacerse en papel, lo cual era incómodo y difícil de gestionar. Pero ahora se puede capturar información relacionada con las tareas de servicio y el rendimiento utilizando un software de gestión de servicios de campo. A continuación, se muestran algunas formas en las que Freshdesk puede ayudar a su equipo de servicio a crear informes personalizados.

Seguimiento del desempeño de los técnicos de campo

Esta función le ayuda a realizar un seguimiento de varios parámetros de rendimiento de cada técnico. Algunas de las métricas de las que puede realizar un seguimiento son:

  • Número total de tareas de servicio asignadas en los últimos 30 días
  • Número total de tareas de servicio resueltas 
  • Número total de tareas de servicio sin resolver

 

Technician Performance

Seguimiento del rendimiento del grupo de servicio

Freshdesk le permite controlar el desempeño de sus grupos de órdenes de trabajo generalmente categorizados por habilidades o especialidad (por ejemplo, fontaneros, electricistas, etc.). Puede generar métricas similares para cada técnico, pero calculadas a nivel de grupo de servicios para ayudarle a comprender su desempeño.

 

 

 

 

Service group performance

Tendencias del volumen de servicios de campo

Hacer un seguimiento de las tendencias del volumen de servicios le permite conocer las cargas de trabajo de los técnicos y dar prioridad a las tareas de servicio más críticas. Por ejemplo, comparar métricas de rendimiento como "número de trabajos abiertos vs. resueltos" le ayudará a conocer la eficiencia de su equipo de gestión de servicios de campo. También podrá realizar un seguimiento de todas las tareas que no hayan sido asignadas a un técnico, priorizar las tareas urgentes y ordenar todas sus tareas en función del estado actual.

 

Volume trends

4 razones por las que Freshdesk es el software de servicios de campo ideal

Gestione todas las tareas de servicio desde un solo lugar

Con el software de servicios de campo Freshdesk, todas las tareas de servicio se pueden capturar, gestionar y actualizar desde un solo lugar. Puede consultar la información esencial de cada trabajo, como la descripción del problema, el estado, la prioridad y el técnico asignado. En lugar de utilizar las rudimentarias bandejas de entrada y tener que estar cambiando continuamente de pestaña, Freshdesk ayudará a su equipo de servicios a mantener la organización y la eficiencia.

Programe y asigne trabajos con fluidez 

Ya no necesitará utilizar un montón de hojas de cálculo ni sistemas basados en papel para hacer un seguimiento de los técnicos y sus tareas. El panel de programación de Freshdesk es una potente función que le permite asignar tareas de servicio con facilidad. Proporcione a los gestores y agentes de servicio una vista integrada de la programación de cada técnico. Para asignar una nueva tarea de servicio a un técnico, solo tiene que arrastrar y soltar el trabajo desde el menú en un hueco que haya disponible en el calendario del técnico.

Habilite la movilidad de los técnicos con la app de FSM

Ahora los técnicos de campo podrán ver, rastrear y actualizar todas sus próximas tareas en tiempo real con la app móvil de servicio de campo. La app contiene información sobre cada solicitud, incluido el nombre del cliente, los datos de contacto y la dirección. También encontrarán la forma más rápida de llegar a la ubicación del lugar abriendo la vista de ruta en los mapas de Google desde la app. También permite a los ingenieros capturar datos desde el lugar a través de fotos y notas para mantener a los agentes de servicio actualizados sobre su progreso.

Obtenga aprobaciones digitales y realice un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas

Una vez que se complete el trabajo, podrá obtener la firma digital del cliente en la app como su reconocimiento oficial. Los técnicos también podrán realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo que han dedicado a cada tarea de servicio en la app. El gestor de servicios puede utilizar estos registros para crear horarios digitales y para la facturación.