Qu'est-ce qu'un logiciel de répartition (dispatch) ?

La gestion du service après-vente est une activité cruciale pour les entreprises ayant besoin d'envoyer des techniciens sur un site client en personne afin de résoudre des problèmes. Cependant, effectuer manuellement une multitude de tâches relatives à la répartition des tâches de service telles que la création d'un planning pour les agents sur le terrain ou la supervision de la progression d'une tâche peut entraîner des retards en raison du manque d'efficacité des processus. Tout cela finit par créer de la frustration aussi bien côté client que pour votre équipe de support.

Un logiciel de répartition simplifie la gestion du service après-vente en réduisant considérablement les efforts manuels liés au traitement de la répartition d'un service. Vous pouvez avoir une plateforme de gestion du service après-vente unique à partir de laquelle il est possible de planifier, de gérer et de déployer les techniciens du service après-vente pour les tâches de service. Cela permet également d'avoir une meilleure coordination entre les techniciens du service après-vente et les agents du helpdesk, et par conséquent, un temps de résolution plus rapide. 

Dispatch Software

Les avantages d'utiliser un logiciel de répartition

Aider les répartiteurs à améliorer leur efficacité
  • Organisez toutes les informations de répartition à partir d'un seul endroit
  • Une interface intuitive intelligente qui facilite la planification et la répartition
  • Éliminez la paperasse et les tâches manuelles pour gagner du temps
     

 

Aider les techniciens à terminer leurs tâches plus rapidement
  • Envoyez aux techniciens des mises à jour en temps réel sur leurs tâches
  • Offrez leur tout le contexte pour chaque problème 
  • Aidez-les à se rendre sur les sites clients plus rapidement
Développer votre entreprise de services
  • Améliorez la productivité et la gestion des SLA
  • Réduisez les coûts en minimisant les visites répétées
  • Rationalisez les processus de travail et les opérations pour augmenter votre chiffre d'affaires 

3 façons de simplifier le service après-vente grâce à un logiciel de répartition

Gestion aisée des tâches de service

Un logiciel de gestion de la répartition simplifie l'ensemble du processus de planification et de répartition des techniciens du service après-vente. Il vous permet d'être plus organisé et de garder le contrôle sur les attributions de vos tâches de service. Vous pouvez identifier une priorité de tâche et le type de problème facilement et assigner le bon technicien à la bonne tâche.

Task Management

 

Éviter les conflits de planning 

Sans un moyen de planifier vos tâches de service facilement, vous pourriez vous retrouver avec des temps de réponse inadéquats et avoir du retard dans la réalisation des tâches. Grâce à un logiciel de répartition de service, vous obtenez les plannings de tous vos agents du service après-vente à un seul endroit, ce qui vous permet d'éviter les conflits de planification ainsi que les trous dans les agendas.

Optimized Schedules

La bonne personne pour la bonne tâche

Le logiciel de répartition de service vous offre une vision claire des sites et des plannings, de quels techniciens sont disponibles, de quel est le travail le plus proche, et du chemin le plus court vers le site, ce qui rend la prise de décision plus aisée pour les répartiteurs. Bénéficier d'un contexte élargi signifie que les tâches peuvent être distribuées au technicien disposant des compétences adéquates.

Balancing Workload

Planification et répartition avec Freshdesk

Gestion des tâches solide

Grâce à la solution de répartition de Freshdesk, votre équipe n'a plus besoin d'utiliser du papier ou des tableurs pour créer des tâches de service et rédiger manuellement les détails de chacune d'entre elles. 

  • Les répartiteurs peuvent créer des tâches de service facilement, en quelques clics.
  • Il est possible de saisir des informations telles que 'Description', 'Statut', 'Priorité', etc. avec les propriétés des tâches.
  • Les répartiteurs peuvent également voir quel technicien est assigné à la tâche et suivre la progression du rendez-vous en temps réel

En savoir plus sur les tâches de service ici ->

Add field technicians and create service groups

Une répartition simple grâce au tableau de bord de planification

Le tableau de bord de planification de Freshdesk est une fonctionnalité puissante qui transforme la façon dont vous gérez les tâches de service.

  • Offre aux répartiteurs une visibilité complète sur l'ensemble des tâches et des agendas des techniciens. 
  • Une tâche de service peut être assignée à un créneau disponible sur l'agenda du technicien au moyen d'un simple glisser-déposer 
  • Un moyen simple de surveiller les charges de travail et de créer des plannings optimisés, ce qui bénéficie à vos clients et vos agents.
Scheduling dashboard

Surveiller la performance avec les outils d'analyse

Analysez la performance du technicien et aidez votre équipe à respecter les SLA grâce aux outils de reporting et d'analyse de Freshdesk.  

  • Obtenez des données exploitables sur l'ensemble des tâches et des KPI associés à la performance 
  • Générez vos analyses décisionnelles à partir de rapports personnalisables
  • Aidez les équipes de répartition à tendre vers l'amélioration continue des processus et de l'expérience client
Sharing content with Field Team

Créer des groupes de techniciens

Catégorisez vos techniciens par compétences et fonction dans des groupes de service au sein de Freshdesk.

  • Utilisez les groupes de service pour organiser vos effectifs 
  • Un technicien peut faire partie de plusieurs groupes
  • Assignez les bonnes tâches à un groupe de service en fonction du type de tâche, de l'emplacement, etc.
  • Définissez des heures ouvrables pour chaque groupe de service afin de couvrir différentes plages horaires

En savoir plus sur les groupes de service dans Freshdesk ->

Service group

L'application mobile de répartition de Freshdesk

L'application mobile de répartition de Freshdesk

Notifications de tâches

L'application mobile de Freshdesk notifie les techniciens à chaque fois qu'ils sont assignés à une nouvelle tâche, et ce en temps réel

Job notifications
Plan & navigation

Les techniciens peuvent se diriger géographiquement à l'aide d'une application cartographique directement depuis l'application Freshdesk téléchargée sur leur appareil mobile

Map view
Suivi du temps

Les techniciens du service après-vente peuvent effectuer le suivi du temps passé sur chaque tâche dans l'application Freshdesk

Disponibilité hors ligne

Même sans connexion Internet, les techniciens peuvent voir les informations sur les tâches de service dans l'application

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