Soporte en instituciones educativas

Cuando la gente piensa en el soporte al cliente, suelen asociarlo con empresas que ayudan a los usuarios finales con sus productos o servicios. Sin embargo, el soporte también implica ayudar a las personas que trabajan dentro de la compañía. Podría ser soporte suministrado a clientes potenciales, empleados, vendedores o socios. Uno de los mejores ejemplos de un sector que debe brindar soporte a diferentes conjuntos de individuos, tanto interna como externamente, es una institución educativa.

Las escuelas y universidades cuentan con equipos dedicados exclusivamente a ayudar a prospectivos estudiantes que puedan tener preguntas acerca de una asignatura o el estado de su solicitud. Una vez que un solicitante se matricula como estudiante, una diversidad de equipos le ayudan en tareas administrativas como la organización de sus clases, cobrar las tarifas correspondientes y hallar vivienda. A diario, las clases requieren del uso de grandes cantidades de equipos y servicios de TI, tales como proyectores, impresoras y Wi-Fi. Siempre que ocurre un problema relacionado con TI, el equipo de TI brinda soporte tanto a los estudiantes como al personal.

Estos diferentes equipos que apoyan a los estudiantes y al personal en las instituciones educativas enfrentan desafíos muy específicos. Los equipos administrativos suelen estar excepcionalmente ocupados al comienzo de cada año académico. Los equipos de TI suelen pasar gran cantidad de tiempo respondiendo preguntas sencillas. En general, las tareas arduas y repetitivas para los equipos de soporte en las instituciones educativas pueden hacer que el trabajo resulte complicado y, en el peor de los casos, aburrido.

Al implementar un software de soporte al cliente como Freshdesk, los equipos solamente tienen que invertir tiempo en aquellas tareas que precisen de sus competencias. Las tareas repetitivas se pueden automatizar, lo que lleva a un aumento en la productividad y a una gestión eficaz de la carga laboral. Aquí le indicamos cómo diferentes equipos en colegios y universidades pueden beneficiarse de usar Freshdesk.

Equipos de TI

Los equipos de TI son la columna vertebral de cualquier organización que use infraestructura técnica, como Wi-Fi, computadoras e impresoras. Constantemente están trabajando tras bambalinas para garantizar el buen funcionamiento y mantenimiento de la infraestructura de TI.

Cuando los estudiantes o el personal tienen un problema con un equipo o servicio de TI, es precisamente el equipo de TI el que les ayuda a resolverlo. Específicamente en el caso de escuelas y universidades, suelen estar implicados en la organización y la gestión de eventos y competiciones técnicas. Aquí le indicamos cómo ayuda Freshdesk a los equipos de TI.

Optimice las solicitudes de los clientes

Los equipos de TI en muchos colegios y universidades reciben preguntas y quejas de su personal por correo electrónico, por teléfono y también en persona. Se emplea un montón de tiempo y esfuerzo en hacer seguimiento a las solicitudes pendientes. Con Freshdesk, los equipos de TI no tienen que emplear una cantidad excesiva de tiempo organizando su trabajo. Las vistas personalizables de la bandeja de entrada les facilitan a todos los miembros del equipo mantenerse al día con las solicitudes pendientes por parte del personal. Se categorizan y clasifican automáticamente según la prioridad.

Facilite el autoservicio con un portal de TI

Los equipos de TI típicamente emplean mucho tiempo en responder preguntas sencillas una y otra vez. Con Freshdesk, pueden crear fácilmente un portal de autoservicio de TI para empleados y estudiantes. El personal puede obtener respuestas a sus preguntas inmediatamente usando el portal, y esto reduce la cantidad de solicitudes en las que el equipo de TI tiene que atender.

Obtenga un contexto total

Para cada solicitud, Freshdesk suministra un contexto acerca de la persona que escribe, así como el historial de problemas que haya reportado. Los equipos de TI pueden resolver problemas sin necesidad de solicitarle información adicional al personal.

Equipos administrativos

La fluidez de las operaciones de cualquier empresa depende de los equipos administrativos. Diariamente, diversos equipos administrativos en una empresa supervisan las operaciones de sus departamentos, se encargan de la coordinación entre diversos equipos y hacen su planificación según las necesidades de la empresa. El rol de los equipos administrativos es crucial en colegios y universidades. Los diversos equipos administrativos ayudan en los procesos de matriculación e incorporación de estudiantes y en la gestión de las finanzas e instalaciones. Durante los meses de mayor actividad, algunos equipos administrativos tienden a sobrecargarse de trabajo. Como ejemplo, los equipos responsables de las admisiones deben procesar un elevado volumen de matriculaciones antes del comienzo del año lectivo.

Las instituciones educativas que usan el correo electrónico o soluciones heredadas siempre tienen problemas para gestionar el trabajo pendiente, especialmente durante estos meses tan ocupados. Los retrasos y fallos en las comunicaciones de los equipos administrativos son muy comunes, incluso en los mejores colegios y universidades. Con Freshdesk, los equipos administrativos pueden:

Ahorrar tiempo en trabajo repetitivo

Las poderosas automatizaciones de Freshdesk pueden escanear todas y cada una de las tareas pendientes para clasificarlas y actualizarlas. Solamente hará falta emplear los esfuerzos de una persona cuando surja una tarea que requiera de sus competencias específicas.

Trabajar con mayor eficiencia

A los equipos administrativos en instituciones educativas se les pide con frecuencia que realicen tareas repetitivas. Con Freshdesk, los correos electrónicos se pueden enviar de manera masiva y los registros se actualizan en cuestión de un solo clic, lo que les permite a los equipos obtener todos los detalles y completar en segundos las tareas que normalmente les llevarían minutos.

Colaborar con poco esfuerzo

Para la realización de las tareas, los equipos administrativos tienen dependencias en diversos departamentos de su colegio o universidad. Por ejemplo, los equipos responsables del proceso de admisión deben coordinarse entre diversos estudiantes prospectivos y profesores para completar las solicitudes. Típicamente les hacen seguimiento tanto a los educadores como a los solicitantes en diversos hilos de correo electrónico o ventanas de chat antes de hacer actualizaciones en otros sistemas. Con Freshdesk, los equipos pueden colaborar fluidamente con diversos departamentos a los que necesiten ayudar sin perder de vista a sus tareas principales.

Grupos estudiantiles

Todos los colegios y universidades tienen grupos de estudiantes que trabajan para metas comunes, comparten intereses o tienen miembros con antecedentes similares. Con el auge en el uso de las redes sociales entre los estudiantes, los grupos estudiantiles están ahora más activos que nunca.

Con una simple solución de Help desk como Freshdesk, la organización de eventos, campañas y el mantener involucrados a los miembros se vuelve mucho más eficiente. Los organizadores estudiantiles no necesitan hacer concesiones en sus calificaciones académicas o su participación en su grupo. Estas son las razones por las que los estudiantes adoran Freshdesk:

Interacción activa con los miembros mediante los foros

Con los foros de Freshdesk, los participantes en grupos estudiantiles pueden entablar conversaciones constructivas acerca de diversos temas de interés, iniciar ideas basándose en su popularidad relativa y hacer anuncios ante los miembros del grupo. Los grupos estudiantiles que buscan crear conciencia pueden aumentar su nivel de interacción usando un foro público en que cualquier miembro del colegio o universidad puede participar.

Gestión sencilla de redes sociales

Los grupos de estudiantes suelen tener una fuerte presencia social. Los dirigentes de los grupos estudiantiles pueden interactuar con mensajes con su grupo en Facebook y Twitter con una única cuenta de Freshdesk.

Organizar sobre la marcha

La aplicación móvil de Freshdesk les facilita a los estudiantes gestionar las actividades relacionadas con sus grupos estudiantiles mientras se desplazan. Con la aplicación, los estudiantes pueden colaborar, socializar y hacer su trabajo más rápidamente.

Fuentes relevantes

Colegios y universidades que usan Freshdesk