Wat is een buitendienstrapportage?

Een buitendienstrapportage is een document dat buitendienstmedewerkers kunnen invullen na een servicetaak, inspectie of bezoek op locatie. Dit rapport geeft de dispatchers en technici een samenvatting en de resultaten van elke servicetaak.

Klantgegevens, specificaties over de apparatuur en een inspectieoverzicht zijn slechts enkele van de details in deze rapportage. Het doel van buitendienstrapportages is volledige informatie bieden over elke werkorder en inzicht bieden in de prestaties van het buitendienstteam.
 

 

Belangrijkste elementen van een buitendienstrapport

1. Gegevens over klanten en technici
De eerste paar secties in het rapport hebben meestal betrekking op de klant en de ingenieur die is toegewezen aan de werkorder. Klantgegevens zijn bijvoorbeeld naam, adres, contactgegevens, bedrijfsinformatie indien vereist en andere essentiële details. Informatie over de technici omvat vergelijkbare velden en nog een categorie die aangeeft of hij of zij een externe aannemer is of onderdeel uitmaakt van het in-house buitendienstteam.

2. ‘Inspectierapport’ en ‘uit te voeren werkzaamheden’

Deze secties zijn het belangrijkste in de rapportage omdat ze details geven over het volgende:

  • Het gerapporteerde probleem 
  • Het inspectierapport met afbeeldingen
  • De benodigde reparaties/vervangingen
  • Actie die de technicus moet ondernemen
  • Vervolgaudits, indien nodig 

Bovenstaande velden vormen de kern van de buitendienstrapportage en geven teams de belangrijkste inzichten in het totale werk en de prestaties.

3. Ondertekening door alle partijen.

Tenslotte is deze sectie de erkenning die bevestigt dat het serviceverzoek voltooid is. Meestal moeten de klant, de technicus en de servicemanager het document ondertekenen om aan te geven dat de werkzaamheden aan de verwachtingen van de klant en de opdrachtgever voldoen.


Download het sjabloon voor buitendiensrapportages + een bonus checklist

U kunt onze verklaring omtrent privacy lezen.

Bedankt voor uw Download!

Kijk in uw postvak :)

Voordelen van buitendienstrapportage

Analyseer de efficiëntie van het proces en de workflow:
 De buitendienstrapportage geeft u een beter inzicht in hoe naadloos uw buitendienst draait en waar de verbeterpunten zitten in het gevolgde proces.

Krijg inzicht in de prestaties van technici
Met SLA's en urenregistraties in de buitendienstrapportage kunt u zien hoe goed uw technici en buitendienstmedewerkers presteren, welke hulpmiddelen ze eventueel nog nodig hebben en wat ze moeten verbeteren.

Ontwikkel uitgebreide documentatie
Buitendienstrapportages zijn de gegevens van alle voltooide serviceverzoeken van uw team en dienen als referentie bij audits, reviews, controles op naleving van de regelgeving enz.

Teamleden voorlichten en transparantie creëren
Buitendienstmedewerkers kunnen helpen om uw team te informeren over hun vooruitgang, om prestatiebenchmarks op te zetten en te zorgen dat ze kunnen leren van de dienstverlening van andere technici.

Kosten verlagen en winstgevendheid verhogen
Met rapportages krijgt u inzicht in hoe u uw processen en de productiviteit van technici kunt verbeteren. Dit kan leiden tot snellere oplossingen en minder bezoeken op locatie, wat resulteert in lagere kosten en hogere winstgevendheid.

Maatwerk servicerapportages genereren met Freshdesk

Vòòr computers en software moesten buitendienstrapportages op papier gemaakt worden, dit was onhandig en lastig te beheren. Maar nu kunnen gegevens over prestaties en servicetaken worden vastgelegd met  Software voor buitendienstbeheer.  Hier zijn enkele manieren waarop Freshdesk uw serviceteam kan helpen om maatwerk rapportages te maken.

Prestaties van buitendienstmedewerkers volgen

Met deze functie kunt u verschillende prestatieparameters volgen voor elke technicus  Enkele van de statistieken die u kunt volgen zijn:

  • Het totaal aantal servicetaken dat is toegewezen in de afgelopen 30 dagen
  • Het totale aantal opgeloste servicetaken, 
  • Het totale aantal onopgeloste servicetaken

 

 

 

Technician Performance

Prestaties van de servicegroep volgen

Met Freshdesk kunt u de prestaties van uw werkordergroepen in de gaten houden, meestal per vaardigheid of specialiteit, voor bijv. loodgieters, elektriciens etc. U kunt vergelijkbare statistieken genereren voor individuele technici, maar berekend op servicegroepniveau om inzicht te krijgen in hun prestaties.

 

 

 

 

 

 

Service group performance

Trends in buitendienstvolume

Het bijhouden van trends in buitendienstvolume helpt u om inzicht te krijgen in de werklast van technici en de belangrijkste servicetaken te prioriteren. Het vergelijken van prestatiecijfers, zoals het aantal openstaande taken versus het aantal opgeloste taken, helpt inzicht te krijgen in de efficiëntie van uw buitendienst. U kunt ook alle taken volgen die nog niet zijn toegewezen aan een technicus, urgente taken prioriteren en al uw taken sorteren op de huidige status.

 

Volume trends

4 redenen waarom Fresdesk de ideale software voor buitendienst is

Beheer al uw servicetaken op één plek

Met Freshdesk als software voor uw buitendienst kunt u servicetaken vastleggen, beheren en bijwerken vanaf één plek. U kunt de essentiële details van elke taak, zoals de omschrijving van het probleem, de status, prioriteit en toegewezen technicus bekijken. In plaats van rommelige postvakken en wisselen tussen tabbladen helpt Fresdesk uw serviceteam om georganiseerd en efficiënt te blijven.

Taken moeiteloos plannen en toewijzen 

U heeft niet langer meerdere spreadsheets en papieren systemen nodig om uw technici en hun taken bij te houden. Freshdesk's planningsdashboard is een krachtige functie waarmee u makkelijk servicetaken kunt toewijzen. Het biedt servicemanagers en agents een geïntegreerd overzicht van de planning van elke technicus. Om een nieuwe servicetaak toe te wijzen aan een technicus kunt u de taak simpelweg vanuit het menu naar een beschikbaar tijdstip in de agenda van de technicus slepen.

Maak de mobiliteit van technici mogelijk met de app voor buitendienst

Buitendienstmedewerkers kunnen kun al hun taken in realtime bekijken en bijwerken met de mobiele app voor buitendienst. De app bevat details over elk verzoek, zoals de naam, contactgeveven en het adres van de klant. Ze kunnen ook de snelste manier naar de locatie vinden door vanuit de app de route op Google maps te openen. Ingenieurs kunnen ook gegevens vastleggen op locatie, met foto's en notities, om service-agents op de hoogte te houden van hun voortgang.

Ontvang digitale handtekeningen en houd de tijd die besteed is aan taken bij

Zodra de taak voltooid is kunt u de klant een digitale handtekening laten zetten in de app ter bevestiging. Technici kunnen ook de tijd die ze aan elke servicetaak besteden bijhouden in de app. Met deze logbestanden kan de servicemanager digitale urenstaten maken voor de facturering.