Waarom hebben kleine bedrijven een helpdesk nodig?

Als u een klein bedrijf hebt is elke beslissing van belang om uw klanten een goede ervaring te bieden zodat ze loyaal zijn aan uw merk. U doet alles wat u kunt om hun vertrouwen te winnen - vragen beantwoorden, speciale verzoeken en soms bent u ook buiten werktijden beschikbaar om ze te laten zien hoe belangrijk u ze vindt.  

Met een klein budget en een klein team denkt u misschien dat vragen afhandelen vanuit één postvak de beste oplossing is voor klantenservice. Maar als uw bedrijf begint te groeien komt u al snel achter de beperkingen van een gedeeld postvak. 

Hier zijn de drie grootste uitdagingen als u ondersteuning biedt met een gedeeld postvak:

Trage reacties

Zonder een naadloze workflow om inkomende gesprekken naar de juiste agent te sturen worden dringende vragen misschien niet op tijd toegewezen, en ziet u wellicht zelfs wat vragen over het hoofd. Zo krijgen klanten een teleurstellende ervaring en dat is slecht voor uw merk.

Dubbel werk voor agents

Met een gedeeld postvak is het niet makkelijk om nieuwe, open en opgeloste gesprekken met klanten bij te houden. Door het gebrek aan zichtbaarheid kan het zijn dat twee agents reageren in hetzelfde klantgesprek zodat er dubbel werk gedaan wordt.

Minder productiviteit van agents

Sommige gesprekken met klanten gaan over repetitieve vragen en standaard uitleg. Als het team geen moeiteloze manier heeft om deze standaardvragen te beantwoorden kost het steeds opnieuw typen van hetzelfde antwoord veel tijd.

Beperkte samenwerking

Om gesprekken met klanten op te lossen heeft u misschien hulp nodig van andere teams, bijvoorbeeld van het product,- of facturatieteam. De beperkte mogelijkheden van een gedeeld postvak, zoals het doorsturen van een gesprek naar de juiste persoon, zijn misschien niet de meest efficiënte manier om naadloos samen te werken met andere teams.

Uiteindelijk staan al deze uitdagingen in de weg van het bieden van een geweldige ondersteuningservaring en het behouden van klanten. Klantenservicesoftware voor MKB helpt u bij het volgen en beheren van gesprekken met klanten, ondersteuning bieden op verschillende kanalen vanuit één plek en moeiteloos samenwerken. Met een helpdesktool als Freshdesk kunt u deze problemen achter u laten en u richten op het leveren van uitstekende klantervaringen terwijl u uw ondersteuning uitbreidt.

Wat heeft Freshdesk kleine bedrijven te bieden?

Stroomlijn uw ondersteuning

Als u verder wilt gaan dan e-mail en ondersteuning wilt bieden op verschillende kanalen dan maakt Freshdesk het u makkelijk. U kunt gesprekken op verschillende kanalen afhandelen vanuit één postvak.

  • Bied omnichannel ondersteuning via chat, telefoon, Twitter, Facebook, Instagram en uw website. 
  • Integreer uw Shopify of Woocommerce account met Freshdesk om verzoeken die binnenkomen via uw e-commerce oplossing af te handelen.
  • Zorg ervoor dat uw team tijdig reageert door standaard service level agreements (SLA's) op te stellen. 
helpdesk software small business

Verminder knelpunten met automatiseringen

Met Freshdesk kunt u repetitieve taken automatiseren die het meeste van uw tijd in beslag nemen en u richten op het leveren van fantastische ervaringen.

  • Routeer automatisch gesprekken naar de juiste agents, op basis van criteria zoals de inhoud van het bericht, vaardigheden van de agent, taalvereisten enz.
  • Rond het af door regels op te stellen voor het opvolgen of versturen van een feedback enquête voor de klant.
  • Markeer slechte klantervaringen of escaleer automatisch de gesprekken die de aanvaardbare wachttijd overschrijden. 
helpdesk software small business

Schaal uw ondersteuning op met selfservice

Met Freshdesk kunt u overal ter wereld en 24 uur per dag ondersteuning bieden, zonder dat u uw team hoeft uit te breiden.

  • Stel een kennisbank op met veelgestelde vragen en handleidingen om standaardvragen af te weren. 
  • Integreer een widget op uw website en een chatbot op uw klantenportaal om uw klanten contextuele hulp te bieden.
  • Zorg voor een actieve gemeenschap en laat uw klanten met elkaar in contact komen.
helpdesk software small business

Verbeter productiviteit van agents

Freshdesk helpt ervoor te zorgen dat uw agents alles krijgen wat ze nodig hebben om klanten snelle en bevredigende oplossingen te bieden.

  • Reageer op veelgestelde vragen van klanten met één enkele toetsaanslag, met behulp van sjablonen. 
  • Werk nieuwe agents snel in met agent assistent bots die de volgende beste actie aanbevelen.
  • Verminder de tijd die besteed wordt aan het zoeken van klantgegevens door de benodigde details voor het afhandelen van gesprekken te geven.
helpdesk software small business

Werk moeiteloos samen

Naarmate uw bedrijf groeit zal samenwerking een belangrijk onderdeel uitmaken van klantenservice. Freshdesk heeft een groot aantal functies die uw team kunnen helpen samen te werken zonder elkaar voor de voeten te lopen.

  • Werk samen met volledige transparantie en verantwoordelijkheid door het eigendom van klantgesprekken te delen.
  • Deel grote verzoeken van klanten op in kleinere taken waar tegelijkertijd aan gewerkt kan worden om sneller een oplossing te bieden.
  • Los meerdere vragen tegelijk op door vergelijkbare verzoeken aan elkaar te koppelen en updates en reacties te sturen.
helpdesk software small business

Volg en meet de voortgang

Freshdesk biedt periodieke rapportages waarmee u kunt reflecteren op uw huidige prestaties en op basis daarvan wijzigingen kunt aanbrengen. 

  • Krijg een overzicht van open en onopgeloste gesprekken, uw klanttevredenheidsscores en meer, met behulp van dashboards. 
  • Analyseer trends in tickets, meet de prestaties van het team en bewaak de klanttevredenheid met behulp van de ingebouwde rapportages van Freshdesk.
  • Maak uw eigen rapportages en blijf op de hoogte van de belangrijkste ondersteuningscijfers die belangrijk zijn voor u en uw team. 
helpdesk software small business

Ondersteun uw klanten gratis met Freshdesk

Ga binnen enkele minuten aan de slag

Meld u aan, help uw team op weg en gebruik Freshdesk zonder uitgebreide onboarding om de tool te gebruiken.

Houd de gegevens van uw klanten veilig

Freshdesk voldoet aan de AVG en HIPAA-vereisten, het biedt de mogelijkheid gegevens te hosten in centra over de hele wereld en biedt IP whitelisting, maatwerk e-mailservers en SAML SSO.   

Vergroot uw mogelijkheden

Integreer uw account met andere apps zoals uw CRM of Slack met de Freshdesk marktplaats en bouw robuuste workflows.