Support in onderwijsinstellingen  

Bij het woord 'support' of 'service' zullen de meeste mensen denken aan een klantenservice bij bedrijven, die problemen oplossen voor klanten. Maar support is ook het helpen van mensen die in een bedrijf werken - en dus niet enkel de eindklanten.  Een goed voorbeeld van een organisatie die verschillende groepen mensen zowel intern als extern moet ondersteunen is een onderwijsinstelling.  

Bij scholen en universiteiten werken niet alleen maar onderwijzers. Er zijn teams die de inschrijvingen regelen, die klassen indelen, die collegegeld innen, en zelfs teams die studenten helpen bij huisvesting. En laten we IT niet vergeten, want iedere onderwijsinstelling kan niet zonder wifi, projectoren, smart screens en printers. 

Kortom; veel teams met nog meer uitdagingen. Veel van die taken zijn elke keer hetzelfde, zoals het inschrijven van nieuwe studenten of IT-vragen als 'hoe sluit ik de printer aan op mijn laptop'. 

Met support software zoals Freshdesk kunnen dit soort repetitieve taken geautomatiseerd worden. Dat maakt het werk om te beginnen minder saai, maar het zorgt ook voor hogere productiviteit en efficiënte werkverdeling. Want het geeft werknemers de mogelijkheid hun tijd te besteden aan gecompliceerdere zaken. 

Support voor IT-teams

IT-teams zijn de ruggengraat van elke organisatie met een technische infrastructuur zoals wifi, computers en printers. Achter de schermen zijn ze constant aan het werk voor een soepel functioneren en het onderhoud van de IT-infrastructuur.

Als studenten of medewerkers een probleem hebben met IT-apparatuur of diensten, helpt het IT-team. Vaak zijn ze ook nauw betrokken bij de organisatie en het beheer van technische evenementen en competities.

Dit is hoe Freshdesk IT-teams helpt:

Inkomende vragen stroomlijnen

IT-afdelingen worden overspoeld vragen en klachten van medewerkers via e-mail, telefoon en face to face. Het is lastig dat allemaal bij te houden en in goede banen te leiden. Freshdesk helpt hierbij. Met aanpasbare inbox-weergaven in Freshdesk worden openstaande vragen overzichtelijk weergegeven, en automatisch ingedeeld en gesorteerd op basis van prioriteit.

IT-portaal voor makkelijke selfservice

Het grootste deel van de vragen is al ooit eerder gesteld én beantwoord. Door deze vragen en antwoorden in een centraal IT-portaal te zetten, kan iedereen heel eenvoudig zelf het antwoord vinden. Dat scheelt een hoop tijd, zowel voor de IT-ers als voor degene die snel antwoord op zijn of haar vraag zoekt. 

Troubleshooting met volledige context

Zodra er een vraag binnenkomt, biedt Freshdesk context over diegene die hem stelt, inclusief  eerdere door hem of haar gerapporteerde problemen. Zo kan IT direct aan de gang met het oplossen van het probleem, zonder weer terug te moeten om nog meer informatie te vragen.

Support voor administratief medewerkers

Administratief medewerkers zorgen voor een vlotte bedrijfsvoering. Ze overzien het werk, schrijven studenten in, coördineren tussen verschillende teams, plannen volgens de behoeften van het bedrijf, beheren financiën en faciliteiten - kortom; hun rol is cruciaal. Sommige van deze werkzaamheden vinden plaats tijdens piekmomenten, zoals het inschrijven van nieuwe studenten aan het begin van een nieuw schooljaar. Dan kan het soms knap lastig zijn om overzicht te behouden en al het andere werk ook goed uit te kunnen voeren. 

Dit is hoe Freshdesk administratief medewerkers helpt:

Tijd besparen op repetitief werk

Freshdesk’s krachtige automatisering scant en beoordeelt elke binnenkomende taak en deelt deze vervolgens op de juiste manier in. Voor taken waar menselijke vaardigheden voor nodig zijn, wordt een persoon ingeschakeld. 

Efficiënter werken

Veel repetitief werk kan geautomatiseerd worden. Met Freshdesk kunnen bijvoorbeeld e-mails in bulk worden verzonden en dossiers in één klik worden bijgewerkt. Dit levert een aanzienlijke tijdswinst op.  

Moeiteloos samenwerken

There is no i in team, en dat geldt zeker voor administratief medewerkers. Als spil van de organisatie werken zij vaak nauw samen met alle andere afdelingen binnen de onderwijsinstelling. Denk aan het aanmelden van nieuwe studenten: ze hebben contact met de studenten over de status van hun aanmelding en informeren het onderwijzend personeel over de nieuwe aanwas. Dit gaat middels e-mails, chats, en administratieve systemen. Met Freshdesk wordt dit allemaal gecentraliseerd in één systeem waardoor alle afdelingen moeiteloos samenwerken.

Studenten en leerlingen

Tijdens de tijd op een school en universiteit delen studenten een heleboel met elkaar: ze werken aan hetzelfde doel, hebben dezelfde interesses en hebben vaak een vergelijkbare achtergrond. Met de groei van social media  zijn studentgroepen nu actiever dan ooit.

Freshdesk helpt bij het organiseren van evenementen en campagnes en houdt leden betrokken.  Zo is werken aan je studie én aan je sociale leven perfect met elkaar verweven.  

Dit is hoe Freshdesk studenten helpt:

Actief leden betrekken met forums

Met Freshdesk forums kunnen studenten actief met elkaar in gesprek gaan, ideeën delen of belangrijke mededelingen doen. Studentgroepen die bewustzijn willen creëren kunnen de betrokkenheid verhogen door een openbaar forum te gebruiken waaraan iedereen kan deelnemen.

Sociale media makkelijk beheren

Vrijwel alle studenten zijn actief op social media en zullen vaak een gezamelijke groep of pagina aanmaken om in samen te werken of te discussiëren. Met één Freshdeskaccount kunnen op Facebook en Twitter worden geplaatst.

Altijd en overal online

Freshdesk heeft ook een mobiele app, zodat ook onderweg of op welke locatie dan ook studenten kunnen  samenwerken, socializen, en nog veel meer.

Deze scholen en universiteiten zijn al overtuigd van Freshdesk: