Wat is een klantenportaal en waarom heb ik het nodig?

Traditioneel gezien waren e-mail en telefoon de voorkeurskanalen die klanten gebruikten om contact op te nemen met bedrijven voor hulp. Maar met een speciaal online klantenportaal (of cliëntenportaal) dat de klant ter beschikking staat, kunnen bedrijven tickets voorkomen en klanten in staat stellen zichzelf beter te helpen.

Het klantenportaal geeft klanten toegang tot meerdere hulpbronnen. Gebruikers die het klantenportaal bezoeken, kunnen gedetailleerde kennisbankartikelen lezen over verschillende productmogelijkheden, veelgestelde vragen bekijken, communiceren met andere klanten via de gemeenschapsforums en nog veel meer.

Customer portal software

Voordelen van een klantenportaal voor de eindgebruiker

TOEGANG TOT EEN UITGEBREIDE KENNISBANK

Wanneer klanten op een klantportaal terechtkomen, is het eerste wat ze zoeken informatie over het product, zodat ze hun problemen kunnen oplossen. Als deze informatie beschikbaar is in een nette indeling met een goede mappenstructuur, veelgestelde vragen en handleidingen, wordt het voor de klant eenvoudiger. De meeste klantenportalen hebben ook een zoekbalk bovenaan, waar eindgebruikers binnen één klik alle relevante artikelen en oplossingen kunnen vinden.

INTERACTIES MET ANDERE GEBRUIKERS VIA GEMEENSCHAPSFORUMS

Afgezien van selfservice laat het klantenportaal gebruikers ook communiceren met andere klanten om oplossingen en mogelijke stappen en ideeën voor probleemoplossing te bespreken. De meeste actieve forums hebben zogenaamde power users die nieuwe klanten meteen verwelkomen en hen helpen om aan de slag te gaan met het product. Leden van de gemeenschap kunnen ook nieuwe functieverzoeken aandragen die zij onder de aandacht van de productmanagers van het merk willen brengen.

TICKETS AANMAKEN EN PROBLEMEN ONDERWEG MELDEN

Een klantenportaal maakt de overgang van selfservice naar contact met een menselijke ondersteuningsagent veel eenvoudiger. Als klanten via de selfservice-hulpmiddelen niet kunnen vinden waar ze naar zoeken, kunnen ze eenvoudig een ondersteuningsticket met relevante informatie over het probleem aanmaken en indienen.

TOEGANG TOT RELEASENOTES VAN PRODUCTEN EN FUNCTIE-AANKONDIGINGEN

Klanten die het digitale klantenportaal gebruiken, kunnen exclusieve toegang krijgen tot de nieuwste functieaankondigingen, versie-wijzigingslijsten en andere belangrijke productinformatie. Op deze manier worden ze altijd op de hoogte gehouden van de invloed van nieuwe functies en implementaties op hun bestaande workflows.

Voordelen van een klantenportaal voor het bedrijf

Voorkom binnenkomende tickets

Een klantenportaal zorgt ervoor dat klanten geen contact hoeven op te nemen met het ondersteuningsteam van een bedrijf om een probleem op te lossen. Met het juiste aantal selfservice-hulpmiddelen en een actief gemeenschapsforum kunnen bedrijven het grootste gedeelte van de ondersteuningstickets voorkomen. Agents kunnen zich focussen op het beantwoorden van ingewikkeldere vragen van klanten in plaats van kleine, repetitieve problemen.

Behoud de merkidentiteit

Het is voor een merk belangrijk om de identiteit ook in het klantenportaal uit te stralen. Dit stelt klanten gerust dat ze op de juiste plek zijn. Een klantenportaal moet het logo van het merk bevatten, een consistent visueel ontwerp hebben en over het algemeen aanvoelen als de essentie van het bedrijfsimago.

Leg relevante informatie vast

Via een klantenportaal kan een bedrijf klantinformatie vastleggen die relevant is voor het betreffende probleem. Dit gebeurt meestal via ticketformulieren die de mogelijkheid bieden om aangepaste velden toe te voegen. Door gegevens zoals het bestelnummer of andere aanvullende gegevens te gebruiken, krijgt u een volledige context van het probleem van de klant en kunt u onnodige heen-en-weer communicatie voorkomen.

Houd klanten op de hoogte

Via het klantenportaal kunnen klanten de status van tickets inzien. Dit helpt bij het scheppen van verwachtingen en klanten kunnen hun activiteiten hierop aanpassen. Tegelijkertijd hoeft het bedrijf geen vragen te beantwoorden zoals “Is dit al klaar?” of “Wat is de status van deze aanvraag?”

Ondersteun eenvoudig meerdere producten

Als u een bedrijf bent dat meer dan één product ondersteunt, heeft u voor elk product een specifiek klantenportaal nodig. Veel software voor klantenportalen biedt ondersteuning voor meerdere producten, dus terwijl uw klanten alleen zien wat voor hen relevant is, blijft alles achter de schermen gestroomlijnd. Uw agents kunnen klantverzoeken van al deze portalen op één enkele locatie beheren.

Bekijk voorbeelden van prachtige klantenportalen die met Freshdesk gemaakt zijn.

Waarom Freshdesk de beste software voor

een klantenportaal is

Freshdesk bevat alle benodigde functies om een klantenportaal op te zetten en te gebruiken. In dit gedeelte gaan we dieper in op alle essentiële functies die van Freshdesk het ideale klantenportaal maken voor uw bedrijf.

De beste kennisbankfuncties

Freshdesk is een klantenportaal software waarmee u een uitgebreide, goed gestructureerde en goed geïndexeerde kennisbank kunt maken.

  • Rijke tekstbewerker - Geniet van een groot aanbod aan formatteeropties en betere ondersteuning voor het invoegen van afbeeldingen.
  • Versiebeheer en vertalingen - Bied verschillende oplossingsartikelen voor verschillende versies van uw product en vertaal ze in meerdere talen.
  • Feedback en statistieken van artikelen - Krijg belangrijke inzichten in hoe goed de inhoud van uw kennisbank presteert.
  • Optimaliseer oplossingsartikelen voor zoekmachines - Zorg dat uw hulpartikelen de juiste meta-informatie bevatten om geïndexeerd te worden in zoekmachines.
Advanced knowledge base

Portaal is van begin tot eind aan te passen

Pas het uiterlijk van uw klantenportaal aan met Freshdesk, zodat het een natuurlijke uitbreiding van uw merk wordt.

  • Portaal-URL - Verwijs de URL van uw ondersteuningsportaal naar uw eigen domein zodat het voor klanten lijkt alsof ze uw website nooit verlaten.
  • Pas het uiterlijk van uw portal aan - Voeg uw logo toe en pas de stijl en kleuren van visuele elementen aan zodat uw portaal overeenkomt met het ontwerp van uw website.
  • Kant-en-klare thema’s - Gebruik de kant-en-klare thema’s van Freshdesk om uw klantenportaal zonder hulp van ontwikkelaars op te bouwen.
Portal customization

Flexibele ticketformulieren

De ticketformulieren van Freshdesk helpen klanten u te bereiken via het ondersteuningsportaal. Ze helpen u bij het verzamelen van alle informatie die u nodig hebt, waardoor agents niet langer eenvoudige, repetitieve vragen hoeven te stellen aan klanten. U kunt de velden in de ticketformulieren aanpassen aan uw bedrijfstype en uw interne ondersteuningsprocessen. U kunt zelfs dynamische ticketformulieren maken waarbij de velden veranderen op basis van wat de gebruiker invoert.

Flexible ticket forms

Ondersteuningsportaal voor meerdere producten en meerdere talen

Freshdesk is klantenportaalsoftware die ondersteuning kan bieden voor meerdere producten. Als u een groot bedrijf of een onderneming bent, kunt u speciale ondersteuningsportalen voor elk van uw producten maken en alle klantgesprekken op een uniforme locatie beheren. Het ontwerp en de taal van elke portaal kan naadloos worden aangepast op basis van het individuele product. Freshdesk ondersteunt ook meertalige portalen, zodat klanten met uw ondersteuningsteam kunnen praten in hun eigen taal.

Multilingual portal

Volledige controle over privacy

Zijn er delen van uw documentatie die moeten worden vergrendeld voor ingelogde gebruikers, bepaalde abonnementstypen of zelfs interne gebruikers? Met cliëntenportaal software zoals Freshdesk kunt u toegangscontrole en gebruikersmachtigingen instellen voordat u uw portaal start. U kunt ook kiezen of gebruikers van hetzelfde bedrijf tickets van andere medewerkers kunnen bekijken. Dit werkt uitstekend voor B2B-klanten met systeembeheerders die de zichtbaarheid van tickets voor andere agents bewaken. Freshdesk ondersteunt ook Single Sign On (SSO) met Google, Twitter en Facebook.

Privacy settings

Automatische suggesties voor oplossingen

Wanneer een klant tickets aanmaakt vanuit het portaal, kunt u Freshdesk configureren om automatisch oplossingsartikelen voor te stellen op basis van het ticketonderwerp dat hij/zij invoert. Klanten kunnen doorklikken om te zien of het artikel hen helpt hun probleem op te lossen, of kunnen het ticket indienen als dit niet het geval is. Door klanten in staat te stellen zichzelf te helpen voordat ze contact opnemen met ondersteuning, kunt u het aantal binnenkomende tickets aanzienlijk verminderen en tijd besparen voor zowel uw agents als klanten.

Auto-suggest solutions