Wat is een ticketsysteem?

Wat is een ticketsysteem?

Laten we zeggen dat u een online winkel hebt die t-shirts verkoopt. U krijgt waarschijnlijk elke dag veel vragen van klanten over allerlei zaken. Dit kan variëren van vragen over maken tot vragen over de rekening, verwachte levertijden en nieuwe producten. Gebaseerd op de omvang van uw bedrijf, kunnen we meerdere kanalen opzetten via welke de klanten u kunnen bereiken. Bepaalde klanten geven misschien de voorkeur aan traditionele kanalen zoals telefoon of e-mail terwijl anderen sociale media gebruiken zoals Facebook of Twitter. De klant verwacht altijd directe antwoorden en snelle oplossingen, ongeacht het communicatiekanaal. De klanten verwachten ook dat u de behandeling van hun vraag bijhoudt (ongeacht het kanaal dat ze de vorige keer gebruikt hebben om een vraag te stellen) en hun tijdige updates stuurt. Dat is de situatie waarin een online ticketsysteem ideaal is.

Voor wie is een ticketsysteem geschikt?

Voorbeelden van bedrijven die met een support ticket klanten beter helpen zijn er te over. De vraag is welke bedrijven er geen gebruik van maken. Denk aan ticketing software voor het MKB, een helpdesk voor grote ondernemingen, e-commerce en retail of de gezondheidszorg. Lees verder over al deze toepassingen van een ticketsysteem.

• Een online ticketing systeem is doeltreffender dan e-mail Het systeem helpt bij het automatisch rangschikken, prioriteren en toewijzen van tickets zonder gebruik van ingewikkelde mapstructuren en kleurcodes.
• Een helpdesk ticket systeem kan SLA-beleidslijnen opzetten en ervoor zorgen dat uw medewerkers deadlines voor het oplossen van problemen naleven. Als een vraagstuk niet binnen de deadline afgesloten is, wordt het doorgestuurd naar de managers van de ondersteuningsafdeling. 
• Met een ticketsysteem hebben klanten ook toegang tot uitgebreide zelfhelp middelen. Zo kunnen ze eenvoudig informatie vinden die ze nodig hebben zonder contact op te hoeven nemen met ondersteuning. De kennisbank is daarom zeer nuttig om het volume aan tickets terug te brengen.
• Met goede online ticketing software kunt u ervoor zorgen dat meerdere medewerkers niet tegelijk aan een vraagstuk werken zodat de klant niet meerdere antwoorden op dezelfde vraag ontvangt.

Midden- en kleinbedrijven kunnen een goed ticketing software gebruiken om ondersteuningsprocessen voor klanten te stroomlijnen. U kunt routine-taken automatiseren en u concentreren op de groei van uw bedrijf dankzij reactieve klantenservice

Voor grote ondernemingen of een enterprise onderneming is schaalbaarheid van het ticketsysteem belangrijk. Voeg eenvoudig meerdere team samen en maak het mogelijk zonder externe hulp in te schakelen.

Samenwerken met collega’s op andere locaties is makkelijk met een geïntegreerd ticket systeem. Opschalen naar andere landen en taalgebieden gaat vloeiend als de ticketing software beschikbaar is in meerdere talen en er ondersteuning is tijdens lokale kantooruren.

Voor e-commerce en retail is een ticketsysteem software essentieel. Zo kan een klant die online een vraag stelt, beter geholpen worden als deze langskomt in een filiaal en andersom. Alle collega’s zijn automatisch op de hoogte en het maakt niet uit via welk kanaal het ondersteuning verzoek is binnengekomen. Dat kan zijn via de website, facebook, twitter, per e-mail of een winkelbezoek. Dit is hoe je klanten behoudt met een persoonlijke benadering.

In de gezondheidszorg wordt veelvuldig gebruik gemaakt van ticket systemen. Zorgprofessionals, administratief medewerkers en patiënten zijn gebaat bij een veilige en vloeiende communicatie. Neem bijvoorbeeld een huisartsenpost. Vragen van patiënten komen binnen op het spreekuur, per e-mail of telefoon. Sommige van deze vragen kunnen door de receptie worden beantwoord, andere worden doorverwezen naar een van de dienstdoende artsen. Het is belangrijk dat de informatie bij de juist persoon terecht komt, en dat deze op de hoogte is van de conversaties en contactmomenten die er vooraf zijn geweest. Dat er sprake is van vertrouwelijk informatie vraagt om beveiligd ticketsysteem dat voldoet aan alle eisen van de huidige wet en regelgeving, en meer.

De essentiële functies van een ticketsysteem

Er zijn vandaag de dag zoveel online ticketsystemen verkrijgbaar en alle systemen hebben vele functies te bieden. Het is belangrijk een systeem te kiezen dat het beste bij uw bedrijfsactiviteit past. Hier is een lijst met vijf functies die een absolute must zijn voor elke helpdesk ticketing systeem.