Vad är en fältservicerapport?

En fältservicerapport är ett dokument som fylls i av fälttekniker när de utför serviceuppgifter, inspektioner eller besök i fältet när en uppgift slutförts. Rapporten ger logistiker och tekniker en sammanfattning och information om resultaten för varje serviceuppgift.

Kunduppgifter, specifikationer för utrustning och sammanfattning av inspektion är exempel på information som inkluderas i rapporten. Syftet med fältservicerapporter är att visa komplett information om varje arbetsorder och ge insikt i fältteamets prestanda.
 

 

Viktiga delar av en fältservicerapport

1. Information om kund och tekniker
De första delarna av rapporten inkluderar vanligtvis information om kunden och teknikern som tilldelats arbetsordern. Kundens information består oftast av namn, adress, kontaktuppgifter, företag (om detta är relevant) och annan viktig information. Information om teknikern har liknande fält samt en kategori som anger huruvida de är en tredje parts leverantör eller del av företagets egna fältteam.

2. "Inspektionsrapport" och "arbete att utföra"

Dessa delar är de viktigaste delarna av rapporten eftersom de beskriver följande:

  • Problemets som rapporterats 
  • Inspektionsrapporten med visuell information
  • Reparationen eller substitutet som krävs
  • Åtgärder som ska utföras av teknikern
  • Uppföljande inspektion om nödvändigt 

Fälten ovan är kärnan i fältservicerapporten och ger teamen de viktigaste uppgifterna om uppgiften som helhet och prestandan.

3. Godkännande från alla parter

Den sista delen av rapporten bekräftar att serviceförfrågan har uppfyllts och att arbetet slutförts. Vanligtvis ska kunden, teknikern och serviceansvarig signera dokumentet för att bekräfta att arbetet uppfyllt kundens och organisationens förväntningar.


Ladda ner mallen för fältrapport + bonus-checklista

Läs vår Sekretessmeddelande

Tack för att du laddar ner mallen

Dokumentet skickas till din inkorg :)

Fördelarna med fältservicerapporter inom fältservicehantering

Analysera arbetets och arbetsflödenas effektivitet
Fältservicerapporten (Field Service Report, FSR) ger dig en bättre förståelse för hur sömlöst din fältservice fungerar och huruvida du behöver göra förbättringar för att se till att processer följs.

Se hur dina tekniker presterar
Med hjälp av tjänstenivåavtal (SLA) och tidsloggar i kombination med fältservicerapporter kan du se hur väl dina tekniker och fälttekniker presterar, vilka ytterligare resurser som krävs och vad de behöver förbättra.

Utveckla grundlig dokumentation
Fältservicerapporter registrerar alla teamets serviceförfrågningar som slutförts hittills. Du kan hänvisa till dem vid granskning, revision, kontroller för efterlevnad av reglering och så vidare.

Utbilda teamet och öka insynen
Fältservicerapporter kan informera teamet om hur de presterar, skapa riktmärken för prestanda och låta personalen lära sig av hur andra tekniker levererar service.

Minska kostnaderna och öka lönsamheten
Rapporter hjälper dig att få insyn för att förbättra dina processer och teknikernas effektivitet. Det låter dig driva snabbare lösningar och färre besök i fältet, vilket minskar kostnaderna och ökar lönsamheten.

Skapa kundservicerapporter med Freshdesk

Innan det fanns datorer och programvara skapades fältservicerapporter på papper, vilket var omständligt och svårt att se över. Men numera kan prestandauppgifter och information om serviceuppgifter samlas in med hjälp av programvara för fältservicehantering. Här kan du läsa om exempel på hur Freshdesk hjälper ditt team att skapa anpassade rapporter.

Spåra fältteknikers prestanda

Funktionen låter dig spåra flertalet parametrar för att mäta varje teknikers prestanda. Mätetalen du kan spåra inkluderar:

  • Det totala antalet serviceuppgifter som tilldelats under de senaste 30 dagarna
  • Det totala antalet serviceuppgifter som hanterats 
  • Det totala antalet serviceuppgifter som inte lösts

 

 

 

 

Technician Performance

Spårning av servicegruppers prestanda

Freshdesk låter dig hålla ett öga på hur dina grupper som hanterar arbetsordrar presterar. Dessa kategoriseras vanligtvis enligt färdigheter eller specialitet, såsom rörmokare, elektriker och så vidare. Du kan skapa liknande mätetal som för individuella tekniker för en servicegrupp för att se hur de presterar.

 

 

 

 

 

 

Service group performance

Volymtrender i fältservice

Att spåra volymtrender för din fältservice ger dig en förståelse för teknikernas arbetsbörda och låter dig prioritera de mest brådskande uppgifterna. Du kan till exempel jämföra mätetal såsom antal öppna ärenden och antal stängda ärenden. Det ger dig insikter och en tydlig bild av hur effektivt ditt fältserviceteam är. Du kan även spåra alla uppgifter som inte tilldelats till en tekniker, prioritera brådskande uppgifter och sortera alla uppgifter baserat på aktuell status.

 

Volume trends

4 anledningar till att Freshdesk är bäst programvara för fältservicehantering

Hantera alla serviceuppgifter från en enda plats

Med Freshdesk som programvara för fältservicehantering kan serviceuppgifter registreras, hanteras och uppdateras från en enda plats. Du kan se viktig information om varje uppgift, såsom en beskrivning av problemet, status och tilldelad tekniker. Istället för att använda krångliga inkorgar och tabbning låter Freshdesk ditt serviceteam organisera och effektivisera arbetet.

Boka och tilldela sömlöst uppgifter 

Nu slipper du använda olika kalkylblad och pappersarbete för att spåra tekniker och deras uppgifter. Freshdesks kontrollpanel för bokning är en smart funktion som enkelt låter dig tilldela serviceuppgifter. Det ger chefer och handläggare en integrerad översikt över varje teknikers schema. För att tilldela en ny serviceuppgift till en tekniker kan du helt enkelt dra och släppa uppgiften från menyn till en tillgänglig tid i teknikerns kalender.

Ökad mobilitet för tekniker med FSM-appen

Fälttekniker kan nu visa, spåra och uppdatera alla kommande uppgifter i realtid med hjälp av appen för fältservicehantering (FSM). Appen innehåller information om varje förfrågan inklusive kundens namn, kontaktuppgifter och adress. Tekniker kan även se snabbast väg till platsen genom att öppna kartvyn i Google Maps via appen. Dessutom kan de registrera data från fältet med hjälp av bilder och anteckningar för att hålla servicehandläggare uppdaterade.

Digitala godkännanden och tid som tillbringats på varje uppgift

När uppgiften är slutförd kan kunden godkänna den med en digital signatur som officiell bekräftelse i appen. Tekniker kan även spåra hur mycket tid de tillbringat på varje serviceuppgift i appen. Dessa loggar kan användas av servicechefen för att skapa digitala tidrapporter och för fakturering.