คู่มือเริ่มต้นสำหรับซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้อง

ยังใช้งานอีเมลสำหรับการสนับสนุนลูกค้าอยู่ใช่ไหม? รู้สึกไหมว่าอีเมลใช้ติดตามและจัดลำดับคำร้องขอที่สำคัญของลูกค้าได้ยาก? เบื่อกับการตั้งค่าโครงสร้างโฟลเดอร์ที่หลากหลายและแท็กรหัสสีที่ซับซ้อนเพื่อคัดกรองอีเมลของคุณหรือไม่? กำลังมองหาวิธีที่จะปรับปรุงการจัดการการสนับสนุนลูกค้าอยู่หรือเปล่า? ในขณะที่คุณกำลังค้นหาวิธีแก้ปัญหา คุณอาจพบกับคำว่า "ซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้อง" หากคุณสงสัยว่ามันคืออะไร และจะทำให้การสนับสนุนลูกค้าของคุณดีขึ้นได้อย่างไร คุณได้มาถูกที่แล้ว นี่คือภาพรวมของสิ่งที่คุณกำลังดูอยู่:

ซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องออนไลน์คืออะไร?

สมมติว่าคุณเป็นผู้ค้าปลีกออนไลน์ที่ขายเสื้อยืดบนเว็บไซต์ คุณอาจได้รับคำถามมากมายหลายเรื่องจากลูกค้าในทุกวัน คำถามอาจมีตั้งแต่ปัญหาเกี่ยวกับขนาดไปจนถึงเรื่องการเรียกเก็บเงิน รวมไปถึงวันที่คาดว่าจะส่งสินค้า และคำร้องขอการออกแบบใหม่ ด้วยขนาดของธุรกิจของคุณ คุณจะต้องตั้งค่าช่องทางที่หลากหลายเพื่อให้ลูกค้าเข้าถึงคุณได้ ลูกค้าบางคนรายต้องการช่องทางทั่วไป เช่น โทรศัพท์หรืออีเมล ในขณะที่ลูกค้ารายอื่นอาจเข้ามาติดต่อคุณบนแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย เช่น Facebook หรือ Twitter ไม่ว่าการสื่อสารนั้นจะใช้สื่อหรือช่องทางใดก็ตาม สิ่งหลักที่ลูกค้ากังวลก็ยังเป็นเรื่องของการตอบกลับในทันทีและการแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว พวกเขายังคงคาดหวังให้คุณคอยติดตามว่าปัญหาของพวกเขามีความคืบหน้าไปแล้วอย่างไร (ไม่ว่าพวกเขาจะเคยใช้ช่องทางใดก่อนหน้านี้เพื่อแก้ไขข้อกังวลของพวกเขามาแล้วก็ตาม) และพวกเขาคาดหวังว่าจะได้รับการอัปเดตเรื่องดังกล่าวอย่างทันท่วงที ซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องออนไลน์จึงเข้ามามีบทบาทในจุดนี้

ซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องทำหน้าที่อะไร?

“ซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้อง” จะแปลงคำร้องขอการสนับสนุนที่เข้ามาทั้งหมดจากช่องทางที่หลากหลายไปเป็นตั๋วคำร้อง การจัดลำดับความสำคัญ การติดตาม และการติดตามผลคำร้องขอของลูกค้าจากที่เดียวผ่านซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องนั้นเป็นเรื่องที่ง่ายดายมากขึ้น สิ่งนี้จะช่วยให้ทีมงานสนับสนุนลูกค้าของคุณสื่อสารกับลูกค้าได้ดียิ่งขึ้นและจัดการกับปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เนื่องจากคำร้องขอของคุณจากช่องทางต่าง ๆ จะถูกเก็บรักษาไว้ภายในที่เดียว คุณจึงสามารถจัดหมวดหมู่และจัดลำดับความสำคัญของตั๋วคำร้องเหล่านี้ และตัดสินใจได้ว่าคุณต้องการตอบกลับลูกค้าแต่ละรายอย่างไร

สมมติว่าลูกค้าของคุณส่งอีเมลเกี่ยวกับเสื้อยืดที่หมดสต็อก คุณได้สร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าว่าเสื้อยืดจะกลับมาสู่สต็อกในไม่ช้า ไม่กี่สัปดาห์ต่อมา เมื่อลูกค้ารายเดียวกันติดตามผลบน Twitter ทวีตนี้จะถูกแปลงไปเป็นตั๋วคำร้องโดยอัตโนมัติ และจะถูกเพิ่มเข้าไปในเธรดของการสนทนาครั้งก่อนหน้า ดังนั้นเมื่อทุกคนในทีมงานของคุณค้นหาลูกค้ารายนี้ การโต้ตอบและบริบทก่อนหน้านี้ทั้งหมดที่คุณต้องการจะปรากฎอยู่ภายในที่เดียวกัน ทำให้เจ้าหน้าที่ของคุณสามารถให้การตอบกลับที่รวดเร็วและเป็นประโยชน์ได้

ลองดูภาพรวมว่าซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องออนไลน์สามารถช่วยคุณได้อย่างไร

ปรับปรุงการค้นหาของลูกค้า

ด้วยซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้อง ข้อความค้นหาที่ได้รับจากช่องทางการสื่อสารที่หลากหลายจะถูกจัดเก็บไว้ภายในที่เดียว ด้วยวิธีนี้เจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนของคุณจะสามารถติดตาม จัดลำดับความสำคัญ และแก้ไขตั๋วคำร้องได้โดยไม่ต้องสลับไปใช้งานหลายเครื่องมือ

เข้าถึงบริบทได้จากที่เดียว

เมื่อเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนสามารถเข้าถึงการโต้ตอบกับลูกค้าก่อนหน้านี้ได้ พวกเขาจะทราบถึงบริบททั้งหมดที่พวกเขาต้องการเพื่อการให้คำตอบที่ดีกว่า ซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องจะช่วยให้คุณเข้าถึงการสนทนากับลูกค้าที่ผ่านมาจากทุกช่องทางได้ในฐานข้อมูลลูกค้าเดียวที่ครบวงจร

ทำงานโดยอัตโนมัติเพื่อประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้น

ซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องช่วยให้คุณทำงานที่เป็นกิจวัตรโดยอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและความเร็วในการตอบกลับ ตั้งแต่การมอบหมายตั๋วคำร้องให้กับเจ้าหน้าที่เฉพาะไปจนถึงการสร้างการตอบกลับที่ถูกตั้งค่าไว้ล่วงหน้าให้กับคำถามที่พบบ่อย รวมไปถึงการกำหนดกฎการยกระดับหากไม่สามารถแก้ปัญหาได้ทันเวลา คุณสามารถทำทุกอย่างนี้ได้ทั้งหมด

ช่วยให้ลูกค้าช่วยเหลือตนเองได้

ซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องออนไลน์ส่วนใหญ่สามารถผสานรวมเข้ากับฐานความรู้ ซึ่งคุณสามารถเผยแพร่บทความวิธีแก้ไขปัญหาโดยละเอียด รวมถึงแหล่งข้อมูลอื่น ๆ ที่ลูกค้าสามารถใช้เพื่อค้นหาข้อมูลที่สำคัญได้ สิ่งนี้จะช่วยลดปริมาณตั๋วคำร้อง เนื่องจากลูกค้าไม่จำเป็นต้องติดต่อกับฝ่ายสนับสนุน

รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพของทีมงาน

ด้วยซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องของโปรแกรมช่วยเหลือ คุณสามารถประเมินได้ว่าทีมงานสนับสนุนของคุณตอบสนองต่อปัญหาของลูกค้าอย่างไร คุณจะสามารถเรียกดูข้อมูลเชิงลึกจากตัวชี้วัดต่าง ๆ ที่มีอยู่และใช้งานข้อมูลนี้เพื่อขับเคลื่อนการตัดสินใจในอนาคตได้

พัฒนาความภักดีของลูกค้า

ด้วยกระบวนการสนับสนุนลูกค้าที่ได้รับการจัดการเป็นอย่างดีผ่านซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องออนไลน์ ลูกค้าจะรู้สึกพึงพอใจอย่างง่ายดายมากขึ้น ลูกค้าที่มีความสุขเหล่านี้จะภักดีต่อแบรนด์ของคุณ และจะช่วยบอกต่อประสบการณ์ของพวกเขาในเชิงบวก

ใครที่สามารถใช้งานซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องได้

โปรแกรมช่วยเหลือสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ในฐานะธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องของโปรแกรมช่วยเหลือที่ยอดเยี่ยมเพื่อปรับปรุงกระบวนการสนับสนุนลูกค้าของคุณ คุณสามารถขจัดความซ้ำซ้อนจากงานที่เป็นกิจวัตร และมุ่งเน้นไปที่การเติบโตทางธุรกิจของคุณผ่านการบริการลูกค้าที่รวดเร็วและตอบสนองได้ทันท่วงที

การเลือกซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

ประเภทของการสนับสนุน

ลูกค้าของคุณติดต่อคุณอย่างไร? พวกเขาติดต่อคุณผ่านทางโทรศัพท์หรืออีเมล หรือพวกเขาชอบที่จะแชทกับเจ้าหน้าที่ของคุณบนเว็บไซต์หรือในโซเชียลมีเดียของคุณ? โดยขึ้นอยู่กับแหล่งทรัพยากรที่คุณตั้งค่าไว้สำหรับการสนับสนุนลูกค้า คุณต้องมองหาซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องที่ได้รับการปรับแต่งให้เหมาะสม เพื่อจัดการกับแพลตฟอร์มการสื่อสารที่คุณนำเสนอ

ความสะดวกในการใช้งาน

ยิ่งซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องมีประโยชน์และใช้งานง่ายมากเท่าใด เจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนของคุณก็จะสามารถใช้วิธีการต่าง ๆ ที่จำเป็นเพื่อจัดการกับคำถามของลูกค้าได้ง่ายดายมากยิ่งขึ้นเท่านั้น อินเทอร์เฟซผู้ใช้งานที่เรียบง่ายและไม่ซับซ้อนจะทำให้เจ้าหน้าที่ของคุณไม่ต้องเสียเวลายาวนานไปกับการฝึกฝนและการศึกษา พวกเขาสามารถเริ่มต้นให้บริการได้ในทันที

ราคา

เปรียบเทียบและพิจารณาความแตกต่างของซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องออนไลน์ที่ต่างกันในตลาดและแผนราคาที่หลากหลาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชุดคุณลักษณะพิเศษของพวกเขาสอดคล้องกับข้อกำหนดในการสนับสนุนลูกค้าของคุณหรือไม่ หากคุณต้องการให้การสนับสนุน B2B แม้แต่ซอฟต์แวร์โปรแกรมช่วยเหลือฟรีก็เพียงพอแล้วในบางครั้ง

คุณลักษณะพิเศษที่สำคัญของซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้อง

ปัจจุบันมีซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องออนไลน์มากมาย และทุกซอฟต์แวร์มีคุณลักษณะพิเศษที่แตกต่างกันไป สิ่งสำคัญก็คือคุณต้องเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณมากที่สุด นี่คือรายการของคุณลักษณะพิเศษห้าประการที่จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับทุกซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องของโปรแกรมช่วยเหลือ

ซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องในหลายช่องทาง

ซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องของโปรแกรมช่วยเหลือช่วยให้คุณสนับสนุนลูกค้าของคุณได้ในหลายช่องทาง เช่น อีเมล โทรศัพท์ แชท โซเชียลมีเดีย ฯลฯ โดยรวมคำร้องขอที่เข้ามาจากช่องทางเหล่านี้ทั้งหมดมาเก็บรักษาไว้ภายในที่เดียว ซึ่งทำให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนของคุณสามารถจัดการกับคำถามจากผู้ใช้บริการในวงกว้างได้ง่ายดายยิ่งขึ้น ทำให้ตอบสนองอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยไม่ต้องสลับการใช้งานระหว่างเว็บไซต์ รหัสผ่าน และเครื่องมือต่าง ๆ 

การทำงานอัตโนมัติ

ด้วยซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ คุณสามารถประหยัดเวลาได้มากมายด้วยการทำงานที่เป็นกิจวัตรโดยอัตโนมัติผ่านการเรียกใช้งานตามเวลาหรือตามเหตุการณ์ ด้วยระบบอัตโนมัติ คุณสามารถกำหนดกฎด้วยเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนเพื่อช่วยให้มั่นใจว่าการโทรและคำถามของลูกค้าจะถูกส่งไปยังทีมงานหรือเจ้าหน้าที่ที่เหมาะสม ระบบอัตโนมัติยังสามารถช่วยให้คุณรักษาเสถียรภาพของระยะเวลาการสนับสนุนลูกค้า โดยช่วยให้คุณกำหนดเวลาครบกำหนดและกฎการยกระดับได้

การปรับแต่ง

เมื่อลูกค้าติดต่อคุณ พวกเขาคาดหวังว่าประสบการณ์ในการสนับสนุนจะสอดคล้องกับภาพลักษณ์ของแบรนด์ ด้วยซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องที่ยอดเยี่ยม คุณจะสามารถปรับแต่งแผนกช่วยเหลือของคุณให้สมบูรณ์แบบราวกับว่าเป็นส่วนเสริมแบรนด์ได้ ตั้งแต่สีพื้นหลังไปจนถึงแบบอักษร คุณสามารถปรับแต่งรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าโปรแกรมช่วยเหลือของคุณนั้นตรงกับสไตล์และการออกแบบเว็บไซต์ของคุณ

บริการตนเอง

ซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องของโปรแกรมช่วยเหลือที่เหมาะสมจะต้องได้รับการสนับสนุนจากฐานความรู้ที่กว้างขวาง ซึ่งคุณสามารถเพิ่มคำแนะนำและบทความเกี่ยวกับโซลูชันอย่างละเอียดลงไปได้ นี่เป็นแหล่งทรัพยากรที่มีค่าสำหรับลูกค้า เนื่องจากพวกเขาจะสามารถค้นหาคำตอบสำหรับปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งได้ โดยไม่ต้องติดต่อกับทีมงานฝ่ายสนับสนุนของคุณทุกครั้ง

 

การรายงานและการวิเคราะห์

ซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องของโปรแกรมช่วยเหลือที่ครอบคลุมจะช่วยให้มั่นใจว่าคุณสามารถติดตามสถานะของการสนับสนุนลูกค้าของคุณได้ตลอดเวลา ตัวชี้วัดในเชิงลึกที่บอกว่าทีมงานสนับสนุนของคุณจัดการกับคำถามของลูกค้าได้ดีเพียงใดจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างถูกต้องสำหรับธุรกิจของคุณ ซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องส่วนใหญ่มีข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้อยู่ในตัว แต่หากคุณใช้เครื่องมือการวิเคราะห์ที่เฉพาะเจาะจงอยู่แล้ว โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องที่คุณเลือกใช้งานนั้นรองรับการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นกับเครื่องมือที่คุณได้เลือกไว้

การผสานรวม

ธุรกิจของคุณอาจใช้เครื่องมือที่หลากหลายเพื่อดำเนินธุรกิจที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมส่วนใหญ่จะใช้เครื่องมือเฉพาะสำหรับระบบบริหารความสัมพันธ์ลูกค้า การออกใบแจ้งหนี้ การตลาดผ่านอีเมล เป็นต้น ดังนั้นสิ่งจำเป็นสำหรับซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องที่คุณเลือกก็คือการผสานรวมโซลูชันเหล่านี้เข้าด้วยกันอย่างแนบแน่น ให้มองหาการผสานรวมที่พร้อมใช้งาน รวมไปถึงความสามารถในการสร้างการผสานรวมของคุณเองที่ตอบสนองความต้องการของคุณ

 

หากคุณเพิ่งเริ่มใช้ซอฟต์แวร์การออกตั๋วคำร้องออนไลน์ ให้ทำบุ๊กมาร์กอภิธานศัพท์การสนับสนุนลูกค้าของเราเอาไว้เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิงคำศัพท์ทั้งหมด