Eğitim kurumlarında destek

Müşteri desteği denilince insanların aklına genellikle son kullanıcılara ürün veya hizmet sunan şirketler gelir. Bununla birlikte, destek aynı zamanda şirket içinde çalışan kişilere yardımcı olmayı da kapsar. Potansiyel müşteriler, çalışanlar, satıcılar veya iş ortaklarına destek sağlanması söz konusu olabilir. Hem içeride hem de dışarıda farklı grupları desteklemesi gereken işletmelere en iyi örneklerden biri de eğitim kurumlarıdır.

Okullarda ve üniversitelerde, belirli bir ders hakkında veya başvuru süreciyle ilgili gelebilecek sorular hakkında öğrencilere yardımcı olan özel ekipler bulunur. Bir öğrenci kayıt yaptırdıktan sonra derslerin planlanması, ücret tahsili ve konaklama gibi idari konularda farklı ekipler öğrencilere yardımcı olur. Her gün derslerde projeksiyon cihazları, yazıcılar ve wifi gibi çok sayıda BT ekipmanı ve hizmetinin kullanılması gerekir. BT ile ilgili bir sorun olduğunda, BT ekibi öğrencilere ve personele destek sağlar.

Eğitim kurumlarındaki öğrencilere ve personele destek veren bu farklı ekipler, kendine has zorluklarla karşı karşıya kalırlar. İdari ekipler her akademik yılın başında son derece meşgul olurlar. BT ekipleri zamanlarının büyük kısmını genellikle basit soruları yanıtlamak için harcarlar. Sonuç olarak, sürekli tekrar eden zorlu görevler eğitim kurumlarındaki destek ekipleri için işi zorlu ve en kötü ihtimalle sıkıcı hale dönüştürebilir.

Bir işletmede Freshdesk gibi bir müşteri destek yazılımı kullanılıyorsa, ekipler vakitlerini sadece kendi uzmanlık alanlarındaki işler için harcarlar. Tekrar eden işlerin otomatikleştirilmesi, verimlilik artışı ve iş yükünün verimli yönetilmesini sağlar. Şimdi, okullardaki ve üniversitelerdeki farklı ekiplerin Freshdesk'ten nasıl faydalanabileceğini görelim.

BT ekipleri

BT ekipleri wi-fi, bilgisayarlar ve yazıcılar gibi teknik altyapıya sahip tüm kuruluşların belkemiğidir. BT altyapısının sorunsuz çalışmasını ve bakımının yapılmasını sağlamak için sürekli olarak perde arkasında çalışırlar.

Öğrenciler veya personel, bir BT ekipmanı veya hizmetiyle ilgili bir sorun yaşadığında, BT ekibi onlara yardımcı olur. Özellikle okullarda ve üniversitelerde teknik etkinliklerin ve yarışmaların organizasyonu ve yönetimiyle yakından ilgilenirler. Şimdi Freshdesk’in BT ekiplerine nasıl yardımcı olduğunu ayrıntılarıyla görelim.

Müşteri isteklerini düzene sokun

Birçok okul ve üniversitede görev yapan BT ekibi e-posta, telefon ve yüz yüze iletişim yoluyla personelden gelen soru ve şikayetlerle karşılaşmaktadır. Bekleyen her isteği takip etmek için büyük zaman ve çaba harcanır. Freshdesk ile, BT ekipleri çalışmalarını organize etmek için aşırı zaman harcamak zorunda kalmazlar. Freshdesk'teki özelleştirilebilir gelen kutusu görünümleri, ekipteki herkesin bekleyen personel taleplerini takip etmesini kolaylaştırır. Talepler önceliğe göre otomatik olarak sınıflandırılır ve sıralanır.

Bir BT portalı ile self servisi kolayca gerçekleştirin

BT ekipleri genellikle basit soruları tekrar tekrar cevaplamak için çok zaman harcarlar. Freshdesk ile personel ve öğrenciler için bir self servis BT portalı kolayca oluşturulabilir. Personel portalı kullanarak hemen sorularına cevap alabilir ve bu sayede BT ekibinin üzerinde çalışması gereken talep sayısı azalır.

Tüm detaylara hâkim olun

Gelen her talep için Freshdesk, talebi yanıtlayan kişilere gerekli içeriği ve daha önce bildirilen sorunların geçmişini sunar. BT ekipleri bu sayede personelden daha fazla bilgi talep etmekle vakit kaybetmeden derhal sorunu gidermeye başlayabilir.

Yönetici ekipler

Şirketlerde işlerin yolunda gitmesi, idari personele bağlıdır. Günlük olarak, bir şirketteki farklı idari ekipler kendi departmanlarındaki operasyonları denetler, farklı ekipler arasında koordinasyonu sağlar ve şirketin ihtiyaçlarına göre planlama yaparlar. Okullarda ve üniversitelerde de idari ekiplerin rolü çok önemlidir. Farklı idari ekipler, öğrencilerin kaydolmasına, derslere başlamasına ve finansal konulara ve tesislerin yönetilmesine yardımcı olurlar. Yoğun aylarda, idari personelin bir kısmı aşırı iş yüküne sahip olabilir. Örnek olarak, başvurulardan sorumlu personelin, okul başlamadan önce çok sayıda öğrenci kaydı ile uğraşması gerekir.

Bütün bu süreci yönetmek için e-posta veya eski tip çözümler kullanan eğitim kurumları özellikle bu yoğun aylarda daima sorun yaşarlar. İdari ekiplerle olan iletişimdeki gecikmeler ve sürecin uzaması, en iyi okul ve üniversitelerde bile görülen yaygın bir manzaradır. Freshdesk ile idari personel:

Tekrar eden işlerle zaman kaybetmez

Freshdesk’in güçlü otomasyonları, elinizdeki her bir işi tarayarak önceliklendirebilir, sınıflandırılmasını ve güncellenmesini sağlayabilir. Böylece kişiler sadece yeteneklerini gerektiren konularda efor sarf ederler.

Daha verimli çalışır

Eğitim kurumlarındaki idari ekiplerin genellikle tekrarlayan işlerle meşgul olmaları gerekir. Freshdesk ile e-postalar toplu olarak gönderilebilir ve kayıtlar tek bir tıklamayla güncellenir, böylece normalde dakikalarca sürecek işler birkaç saniyede tamamlanır.

Zahmetsizce iş birliği yapar

İdari ekipler, işlerini yapabilmek için okullarındaki veya üniversitelerindeki farklı bölümlere bağımlıdırlar. Örnek olarak, kayıtlardan sorumlu ekipler başvuruları tamamlamak için aday öğrenciler ve öğretim personeli arasında koordinasyon sağlar. Genellikle sistemde yeni bir güncelleme yapmadan önce öğretim kadrosu ve öğrenci adayları ile farklı e-posta dizileri veya sohbet pencereleri kanalıyla iletişim kurarlar. Freshdesk ile ekipler görevlerini asla ihmal etmeden, yardıma ihtiyaç duydukları farklı departmanlarla zahmetsizce iş birliği yapabilirler.

Öğrenci grupları

Tüm okullar ve üniversitelerin, ortak hedefler doğrultusunda çalışan, ortak ilgi alanlarını paylaşan veya benzer geçmişlere sahip üyeleri bulunan öğrenci grupları vardır. Öğrenciler arasında sosyal medya kullanımının artması ile birlikte öğrenci grupları artık daha aktif hale gelmiştir.

Freshdesk gibi basit bir yardım masası çözümü ile etkinlikler, kampanyalar düzenlemek ve üyelerin katılımını sağlamak çok daha verimli bir şekilde gerçekleştirilebilir. Organizatörlük görevi yapan öğrencilerin derslerinden geri kalmalarına veya gruptan uzaklaşmalarına gerek kalmaz. İşte öğrencilerin Freshdesk’i sevme nedenlerinden bazıları.

Forumları kullanarak topluluk üyelerinizle aktif şekilde etkileşim kurun

Freshdesk forumları ile öğrenci gruplarına katılanlar farklı ilgi alanları etrafında yapıcı sohbetler yapabilir, popülerliğine bağlı olarak fikirleri hayata geçirebilir ve grup üyelerine duyurular yapabilirler. Farkındalığı artırmayı amaçlayan öğrenci grupları, okul veya üniversite bünyesindeki herkesin katılabileceği herkese açık bir forum kullanarak katılımı artırabilir.

Sosyal medyayı kolayca yönetin

Öğrenci grupları, genellikle sosyal medyayı etkin şekilde kullanırlar. Öğrenci gruplarının liderleri tek bir Freshdesk hesabınızı kullanarak grubuyla Facebook ve Twitter mesajlarıyla etkileşime geçebilir.

Hareket halinde organize olun

Freshdesk mobil uygulaması, öğrencilerin hareket halindeyken öğrenci gruplarıyla ilgili etkinlikleri yönetmelerini kolaylaştırır. Uygulamayı kullanarak, öğrenciler daha hızlı iş birliği yapabilir, sosyalleşebilir, organize olabilir ve işlerini daha hızlı yapabilirler.

İlgili kaynaklar

Freshdesk’i kullanan okul ve üniversiteler