Tất cả các tính năng Tự động hóa dịch vụ trợ giúp

TẬP TRUNG VÀO VIỆC HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG CỦA BẠN

Quy trình hỗ trợ khách hàng có nhiều phần việc lặp đi lặp lại không chỉ chiếm nhiều thời gian quý giá mà còn có thể làm bạn chán nản. Là quản trị viên, bạn phải đảm bảo rằng các nhân viên hỗ trợ của mình được trao quyền để sử dụng thời gian của họ theo cách tốt nhất thông qua việc thiết lập các tính năng tự động hóa để giải quyết các công việc lặp đi lặp lại nhàm chán.

 

Tính năng tự động hóa của Freshdesk giúp bạn vận hành theo chế độ tự động

Hãy bố trí hợp lý dịch vụ trợ giúp của bạn bằng cách sử dụng các tính năng tự vận hành suốt ngày đêm để đảm bảo rằng quy trình hỗ trợ diễn ra suôn sẻ nhất trong phạm vi có thể thực hiện được. Bạn có thể tự động hóa các phần việc thường lệ trong quy trình trợ giúp, chẳng hạn như đặt mức độ ưu tiên, theo dõi phiếu yêu cầu và những phần việc nghiệp vụ khác. Bằng cách đó, đội ngũ nhân viên của bạn có thể tận dụng thời gian tốt hơn và tạo ra trải nghiệm hỗ trợ hoàn hảo cho khách hàng.

Xác lập mức độ ưu tiên cho từng phiếu yêu cầu đầu vào

Hãy đảm bảo rằng mọi phiếu yêu cầu đầu vào được tự động phân loại, xác lập mức độ ưu tiên, thậm chí là được phân cho nhân viên hay nhóm nhân viên hỗ trợ thích hợp dựa trên các yếu tố đã được xác định. Các phiếu yêu cầu có thể được xác lập mức độ ưu tiên theo loại khách hàng - họ đang ở đâu, sử dụng ngôn ngữ nào, thậm chí là họ đang đề cập đến chủ đề gì. Bằng cách đó, bạn có thể đảm bảo rằng các phiếu yêu cầu quan trọng nhất sẽ được ưu tiên giải quyết.

Tự động quản lý khối lượng công việc

Tự động phân các phiếu yêu cầu cho các nhân viên trong nhóm hỗ trợ khách hàng bằng các công nghệ thông minh để đảm bảo rằng khối lượng công việc được phân phối hợp lý đến mức tối ưu. Theo đó, mỗi nhân viên hỗ trợ sẽ có khối lượng công việc cân bằng. Ngoài ra, Freshdesk có thể tự động điều chỉnh số lượng nhân viên hỗ trợ khi có nhân viên đang nghỉ ngơi. Bạn cũng có thể thiết lập các quy tắc phân công dựa trên trình độ chuyên môn của các nhân viên hỗ trợ.

Tự động bám sát khách hàng

Đảm bảo rằng bạn không bỏ qua các phần việc nhỏ nhưng có vai trò hết sức quan trọng, ví dụ như công tác bám sát khách hàng hoặc đóng vòng lặp đối với các phiếu yêu cầu, tạo điều kiện cho dịch vụ trợ giúp vận hành suôn sẻ. Với các tính năng tự động của Freshdesk, bạn có thể tự động gửi thông báo, quản lý trạng thái phiếu yêu cầu, chủ động tránh gây sự cố khiến khách hàng thất vọng, cũng như thực hiện nhiều tính năng khác.

Phản ứng nhanh hơn khi gặp các tình huống khẩn cấp

Thiết lập các quy tắc để cảnh báo cho người có trách nhiệm trong đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp bất cứ khi nào xuất hiện tình huống khẩn cấp yêu cầu phản ứng ngay lập tức trong dịch vụ trợ giúp. Bạn cũng có thể tự động kích hoạt một chuỗi hành động như là một biện pháp phản ứng ban đầu, ví dụ như cảnh báo cho trưởng phòng dịch vụ hỗ trợ nếu khách hàng gửi đánh giá dịch vụ kém để có biện pháp bám sát và xử lý ngay lập tức

Bố trí công việc hợp lý

Tự động hóa nhiều phần việc

Thực hiện nhiều hành động cùng một lúc dựa trên một phiếu yêu cầu.

Phản hồi nhất quán

Lưu các câu trả lời thường xuyên được gửi dưới dạng câu trả lời soạn trước.

Phân phối phiếu yêu cầu dựa trên kỹ năng

Phân phiếu yêu cầu cho các nhân viên hỗ trợ thích hợp dựa trên trình độ chuyên môn của họ.