Tout savoir sur le CMA (Contrat de maintenance annuel)

Durant toute transaction où un vendeur vend à un acheteur des équipements ou des produits pour lesquels une forme d’entretien ou de maintenance périodique est requise, il est conseillé de que les deux parties signent un accord sur les conditions d’entretien et de réparation de cet équipement ou de ce produit. Ces accords, communément appelés contrats de maintenance annuels (CMA), sont essentiels pour formaliser ce processus.
Les clients apprécient les CMA, qui protègent les investissements effectués dans des produits ou des services, offrent une garantie contre les interruptions imprévues, et garantissent d’avoir toujours un service professionnel à portée de main. En tant que prestataires de services, les CMA vous permettent de planifier votre calendrier de service annuel, de faire une estimation du nombre de techniciens dont vous aurez besoin, et de développer des relations positives sur le long terme avec une clientèle fidèle.

 

Qu’est-ce qu’un contrat de maintenance annuel (CMA) ?
Un contrat de maintenance annuel est un accord entre une entreprise et un prestataire définissant les attentes concernant la maintenance régulière d’un équipement ou d’une propriété que l’entreprise achète au prestataire.

Le contrat de maintenance annuel garantit que le prestataire de service répare ou remplace l’équipement ou les produits vendus au client, soit lorsqu’ils ne fonctionnent pas, ou sauf accord contraire entre les deux parties, en vue de minimiser les conséquences sur le temps d’indisponibilité ou les irrégularités dans la garantie de la continuité du service.
Les services de maintenance annuelle peuvent s’appliquer aux bâtiments, aménagements paysagers, ordinateurs, machines, mobilier amélioré techniquement, et tout autre technologie ou systèmes professionnels nécessitant de l’entretien et de la maintenance après l’achat. Dans certains secteurs d’activités, les CMA sont bien plus présents que dans d’autres. Par exemple : l’industrie, les prestataires de service alimentaire, le domaine de la santé et du commerce ont des besoins plus importants en termes de maintenance annuelle que, disons, un simple bureau.
Par exemple, un immeuble de bureaux peut contracter un CMA avec l’entreprise de climatisation qui a installé son système HVAC. Le contrat inclura les informations détaillées, à savoir l’équipement couvert, la fréquence à laquelle la maintenance doit être effectuée, ainsi que les coûts de maintenance.
Le format classique de contrat de maintenance annuel inclut : 
  • Le nom et l’adresse des parties concernées, généralement une entreprise et la société fournissant le service
  • Le prix du contrat
  • Les conditions d’utilisation du contrat de maintenance annuel
  • Les pénalités en cas de rupture de contrat ou de fin de contrat
  • Les attentes en termes de fréquence à laquelle vos techniciens doivent entretenir les produits
  • La définition du type de contrat, s’il s’agit d’un contrat de maintenance complet (CMC) ou d’un autre contrat
  • La liste des équipements couverts par le service
  • Le calendrier détaillant la durée du service, et le temps pris moyen pour effectuer l’entretien
  • Un espace réservé pour les signatures des deux parties et la date

Quelle est la différence entre un CMA et un CMC ?
Un contrat de maintenance annuel représente un bon moyen de couvrir l’entretien de base des produits ; par contre, un contrat de service complet (CMC) couvre toutes les pièces détachées, travail, ou coûts de transport supplémentaires encourus par les techniciens qui effectuent l’entretien de ces produits. Un accord non complet ne couvrira que les services en eux-mêmes : toutes les autres dépenses pouvant survenir au cours du processus sont à la charge de l’entreprise.
Étant donnée l’étendue de la couverture, les contrats complets coûtent souvent plus cher qu’un CMA. Si les CMC sont généralement valables pendant un an après la signature, parfois les deux parties se mettent d’accord pour étendre la portée du contrat de trois et cinq ans. Pour obtenir une couverture maximale, de nombreuses entreprises vont choisir les CMC plutôt que les CMA, bien que le CMA nécessite un niveau d’engagement moindre de la part du prestataire de service.

Comment fonctionnent les tarifs pour les services de maintenance annuels ?
Les entreprises et les prestataires de service peuvent choisir de structurer leurs contrats de maintenance annuels de différentes manières. Les contrats sont généralement négociés en fonction de ce qui fonctionne le mieux pour à la fois l’entreprise et le prestataire de service. La tarification peut être structurée en fonction d’un paramètre unique, ou en utilisant un modèle hybride. Par exemple, vous pouvez définir un tarif en fonction de votre taux horaire, ou combiner votre taux horaire à un coût supplémentaire pour le transport ou les pièces détachées. Voici les types de tarifs les plus courants pour les CMA:

Sur une base horaire

Les contrats sont définis sur un taux horaire, ou un taux pour des unités de temps spécifiques (semaines, mois, jours, etc.). Une unité de prix fixe est associée à chaque heure de travail, qui à son tour est calculée annuellement pour le nombre total d’heures. Ce modèle tarifaire est généralement utilisé dans les cas où les hommes-heures sont la ressource la plus importante pour la maintenance.

Par appareil

Les contrats ajoutent une ligne de coût pour chaque appareil ou pièce d’équipement qui sera couvert par le contrat. Ce type de tarification est pratique lorsque l’approvisionnement ou les pièces détachées sont très importants.

Basé sur la durée de vie de l’équipement

Les contrats peuvent inclure un coût au prorata basé sur la durée de vie attendue de l’appareil ou de l’équipement qui est couvert. Par exemple, si un appareil est proche de la fin de sa durée de vie, le CMA peut coûter plus cher.

Remplacement vs. Réparation

Les contrats seront différents en fonction du type de service offert. Par exemple, un CMA peut inclure différents critères pour le remplacement et les réparations des machines ou des composants en panne, le remplacement étant généralement plus cher.

Services supplémentaires

Les contrats peuvent inclure des conditions supplémentaires en fonction des services que vous fournissez à vos clients. Plusieurs offres supplémentaires peuvent être couvertes par le contrat, comme par exemple le transport ou les pièces détachées. L’entreprise peut choisir de payer davantage pour inclure le transport et les pièces détachées dans le contrat, plutôt que de les voir facturés séparément.

Les avantages d’un contrat de maintenance annuel

Quels que soient les conditions d’utilisation d’un CMA, le prestataire de service et ses clients peuvent grandement en bénéficier. Voici quelques-uns des avantages d’un contrat de maintenance annuel pour les entreprises :

Pour les prestataires de service :

Planification annuelle simplifiée

Définir les termes du CMA facilite la planification annuelle, ainsi que l’établissement du budget. Les clients et les prestataires de service peuvent utiliser les estimations de coûts du CMA pour calculer les besoins en termes de service, le temps d’indisponibilité prévu, les heures de travail, et bien plus encore. Les clients apprécient également l’élimination des coûts de maintenance et de réparation non prévus, tandis que le prestataire de service se fait une idée des types de travaux auxquels il peut s’attendre.

Planification avisée

Obtenez une meilleure compréhension de vos besoins en termes de planning et d’embauche. Grâce aux CMA, vous obtenez la visibilité sur votre année en cours, et pouvez gérer plus efficacement le nombre de techniciens dont vous aurez besoin, combien de renforts vos contrats vont nécessiter en termes d’assistance, et serez également en mesure d’ organiser les plannings de vos techniciens à l’avance.

Connaissance approfondie du client

Les prestataires de service obtiennent une meilleure compréhension des besoins courants de leurs clients en matière de support. Les entreprises nouent également de meilleures relations, plus durables, et créent de meilleurs contrats lorsque les techniciens de maintenance connaissent la fréquence des pannes d’équipements, le nombre de visites qu’ils ont à faire en moyenne, et le type de besoins du client.

Pour les clients

Meilleure qualité de travail

En signant un contrat de maintenance annuel, les clients sont assurés que la qualité du travail soit standard tout au long de la période couverte, et que le prestataire de service respecte les termes du contrat signé.

Délais prévus et efficaces

Les clients bénéficient d’un support continu en cas d’urgence, et voient tous leurs besoins couverts. Ils n’ont jamais besoin de s’inquiéter sur la façon dont ils vont réparer quelque chose, ou quand cela se produira.

Plans de maintenance réguliers

Les prestataires de service et les clients apprécient de bénéficier d’une maintenance régulière et prévue à l’avance. Les appareils bien entretenus tombent moins fréquemment en panne, ce qui occasionne moins de travail pour vos techniciens et moins de temps d’indisponibilité pour vos clients.

Commencez à utiliser un CMA dès aujourd’hui.
Il existe de nombreux avantages à mettre en place des contrats de maintenance annuels ou des contrats de maintenance complets. En voici deux particulièrement importants :
Bénéfice pour le client : En utilisant les modèles ci-dessus, obtenez l’engagement dont vous avez besoin pour garantir la disponibilité en continu pour votre entreprise. 
Bénéfice pour le prestataire : Assurez-vous que les conditions d’utilisation et les prix que vous utilisez correspondant à la valeur que vous proposez : ne vous sous-estimez pas. 
Pour certains clients, le CMC sera la meilleure solution. Les CMC nécessitent un peu plus d’engagement et de frais directs pour les prestataires de service. Assurez-vous donc de le prendre en compte lorsque vous rédigez le contrat. Les CMA et les CMC vous permettront d’accroître la longévité de votre entreprise, et à garantir du travail régulier à votre équipe.

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