De Ultieme Handleiding voor een Jaarlijks Onderhoudscontract

Bij elke transactie waarbij een verkoper apparatuur of producten verkoopt aan een koper waarvoor periodiek onderhoud of service nodig is voor een goede werking, is het raadzaam om tussen beide partijen een overeenkomst te sluiten over de servicevoorwaarden van de apparatuur of het product. Deze overeenkomsten, gewoonlijk een Jaarlijks Onderhoudscontract (of “Annual Maintenance Contract”, AMC) genoemd, zijn essentieel om dit proces te formaliseren.Klanten waarderen AMC’s omdat ze hun investeringen in producten en diensten beschermen, verzekeren tegen ongeplande uitvaltijd en garanderen dat ze altijd een serviceprofessional binnen handbereik hebben. Als dienstverlener helpen AMC’s u bij het plannen van hoe het onderhoudsschema van uw jaar eruit zal zien, schatten hoeveel technici u nodig heeft en ervoor zorgen dat u positieve, langdurige relaties opbouwt met een loyaal klantenbestand.

Wat is een Jaarlijks Onderhoudscontract?

Een jaarlijks onderhoudscontract is een overeenkomst tussen een bedrijf en een aanbieder die verwachtingen stelt voor het doorlopende onderhoud van machines of eigendommen die het bedrijf van de aanbieder koopt. Het jaarlijkse onderhoudscontract zorgt ervoor dat de dienstverlener apparatuur of producten die aan de klant zijn verkocht, zal repareren of vervangen, hetzij wanneer ze niet functioneren, hetzij zoals anderszins overeengekomen tussen de twee partijen, om de daaruit voortvloeiende impact op uitvaltijd of onregelmatigheden bij het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit tot een minimum te beperken.Jaarlijkse onderhoudsdiensten kunnen van toepassing zijn op gebouwen, landschapsarchitectuur, computers, machines, meubilair met technische componenten en alle andere technologie of bedrijfssystemen die na aankoop service en onderhoud vereisen. In bepaalde bedrijfstakken komen AMC’s zeker vaker voor dan in andere. Bijvoorbeeld: productie, dienstverleners in de voeding, gezondheidszorg en detailhandel hebben meer jaarlijks onderhoud nodig dan bijvoorbeeld een kantoor.Een kantoorgebouw kan bijvoorbeeld een AMC uitvaardigen met het HVAC-bedrijf dat hun HVAC-systeem heeft gebouwd. Het contract bevat gedetailleerde informatie zoals welke apparatuur gedekt wordt, hoe vaak onderhoud wordt uitgevoerd en wat de onderhoudskosten zijn.Het typischegebruikelijke formaat van een jaarlijks onderhoudscontract omvat:

  • De naam en het adres van de betrokken partijen, meestal een bedrijf en de dienstverlener
  • Kosten van het contract
  • Algemene voorwaarden van het jaarlijkse onderhoudscontract
  • Sancties voor contractbreuk of contractbeëindiging
  • Verwachtingen over hoe vaak uw technici producten moeten onderhouden
  • Definitie of de deal een uitgebreid onderhoudscontract (CMC of comprehensive maintenance contract) betreft of niet
  • Lijst met apparatuur die onder de dienstverlening valt
  • Tijdlijn voor hoe lang het onderhoud duurt en hoeveel tijd het doorgaans in beslag neemt
  • Ruimte voor de handtekeningen van beide partijen en de datum

Hoewel een jaarlijks onderhoudscontract (“annual maintenance contract” of AMC) een geweldige manier is om basisservice voor producten te dekken, dekt een uitgebreid servicecontract (“comprehensive service contract” of CMC) alle extra reserveonderdelen, arbeidsloon of transportkosten die techneuten moeten maken tijdens het onderhoud van de producten. Een niet-alomvattende overeenkomst dekt alleen de diensten zelf; alle andere kosten die tijdens het proces kunnen ontstaan, zijn de verantwoordelijkheid van het bedrijf.

Gezien deze brede dekking kosten uitgebreide contracten vaak meer dan een AMC. CMC’s zijn doorgaans een jaar geldig na ondertekening, maar af en toe komen beide partijen overeen om het bereik uit te breiden tot drie tot vijf jaar. Om een maximale dekking te krijgen, zullen veel bedrijven CMC’s verkiezen boven AMC’s, hoewel AMC’s minder toewijding vereisen aan de kant van de dienstverlener.

Hoe werkt de prijsstelling voor jaarlijkse onderhoudsdiensten?

Er zijn verschillende manieren waarop bedrijven en dienstverleners ervoor kiezen om jaarlijkse en uitgebreide onderhoudscontracten te structureren. Ze worden over het algemeen onderhandeld op basis van wat het beste werkt voor zowel het bedrijf als de dienstverlener. De prijsstelling kan worden gestructureerd op basis van een enkele parameter of met behulp van een hybride model. U kunt bijvoorbeeld de prijs bepalen op basis van uw uurtarief, of u kunt uw uurtarief combineren met extra kosten voor transport of vervangende onderdelen. Enkele van de meest voorkomende soorten prijsstructuren voor AMC’s zijn:

Op tijd gebaseerd

Contracten bevatten een uurtarief of tarief voor specifieke tijdseenheden (weken, maanden, dagen, enz). Aan elk uur werk is een vaste prijs gekoppeld, die jaarlijks wordt berekend over het totaal aantal uren. Dit prijsmodel wordt meestal gebruikt in situaties waar manuren het belangrijkste middel zijn voor onderhoud.

Per Apparaat

Contracten bevatten een lijst met kosten voor elk apparaat of apparatuur dat onder het contract valt. Dit type prijsstelling is handig wanneer het belangrijk is om onderdelen te kopen of te repareren.

Op basis van de levensduur

Contracten kunnen pro rata kosten bevatten op basis van de verwachte levensduur van het apparaat of de apparatuur die wordt gedekt. Als iets bijvoorbeeld het einde van zijn levensduur nadert, kan het contract duurder zijn.

Vervanging vs. Reparatie

Contracten kunnen verschillen op basis van de soort dienstverlening die wordt aangeboden. Een onderhoudscontract kan bijvoorbeeld verschillende criteria bevatten voor vervanging en reparatie van defecte machines of onderdelen, waarbij vervanging doorgaans duurder is.

Aanvullende Diensten

Contracten kunnen aanvullende voorwaarden bevatten op basis van diensten die u aan uw klanten levert. Verschillende externe aanbiedingen kunnen onder het contract vallen, zoals het transport van vervangende onderdelen. Het bedrijf kan ervoor kiezen om meer te betalen om transport en vervangende onderdelen in het contract op te nemen, in plaats van apart te factureren.

Voordelen van een jaarlijks onderhoudscontract

Ongeacht de voorwaarden van een AMC kunnen de dienstverlener en haar klanten er veel profijt van hebben. Hier volgen nog enkele voordelen van een jaarlijks onderhoudscontract voor bedrijven:

Voor Dienstverleners:

Makkelijkere jaarplanning

Het opstellen van AMC’s maakt uw jaarplanning en budgettering eenvoudiger. Zowel klanten als dienstverleners kunnen kostenschattingen van AMC’s gebruiken om servicevereisten, geschatte uitvaltijd, bedrijfsuren en nog veel meer te berekenen. Klanten profiteren ook van het elimineren van onverwachte onderhouds- en reparatiekosten en de dienstverlener heeft een beeld van wat voor soort werkzaamheden ze kunnen verwachten.

Geïnformeerde planning

Creëer een dieper inzicht in uw plannings- en wervingsbehoeften. Met AMC’s krijgt u een overzicht van uw jaar en kunt u beter bepalen hoeveel technici u nodig heeft, hoeveel back-up-ondersteuning er voor uw contracten nodig is en kunt u de planningen voor uw technici vooraf regelen.

Betere kennis over klanten

Dienstverleners krijgen een dieper inzicht in de voortdurende ondersteuningsbehoeften van hun klant. Bedrijven bouwen betere, langdurige relaties op en maken betere contracten als onderhoudstechnici weten hoe vaak uitval van apparatuur optreedt, hoeveel bezoeken ze gemiddeld moeten maken en wat voor soort behoeften de klant heeft.

Voor klanten

Hogere kwaliteit van het werk

Door een jaarlijks onderhoudscontract af te sluiten, kunnen klanten ervoor zorgen dat de kwaliteit van het werk gedurende die periode is gestandaardiseerd en dat de dienstverlener zich houdt aan de overeengekomen voorwaarden.

Efficiënte en geplande tijdlijnen

Klanten zullen er baat bij hebben te weten dat ze altijd noodondersteuning hebben en dat hun behoeften worden gedekt. Ze hoeven zich nooit zorgen te maken over hoe ze iets zullen laten repareren of wanneer het zal gebeuren.

Reguliere onderhoudsplannen

Zowel dienstverleners als klanten hebben er baat bij dat regelmatig onderhoud van tevoren wordt gepland. Goed onderhouden apparaten gaan minder vaak kapot, wat resulteert in minder werk voor uw techneuten en minder uitvaltijd voor klanten.

Ga vandaag nog aan de slag met AMC’s.

Er zijn zoveel voordelen aan het implementeren van jaarlijkse onderhoudscontracten of uitgebreide onderhoudscontracten. Hier zijn twee belangrijke:
Voordelen voor klanten: Met behulp van de bovenstaande sjablonen krijgt u de toewijding die u nodig hebt om continue uptime voor uw bedrijf te garanderen. 
Voordelen voor leveranciers: Zorg ervoor dat de voorwaarden en prijzen die u gebruikt, overeenkomen met de toegevoegde waarde die u levert: reken niet te lage kosten. 
Voor sommige klanten is een CMC de beste keuze. CMC’s vereisen wat meer betrokkenheid en kosten voor dienstverleners, dus zorg ervoor dat u daar rekening mee houdt bij het opstellen van het contract. AMC’s en CMC’s geven uw bedrijf een langere levensduur en stellen het doorlopende werk voor uw team veilig.